ecoDMS Agentur

Einfache automatische Archivierung für JTL-Wawi

ecoDMS Agentur

Einfache automatische Archivierung für JTL-Wawi

ecoDMS

Das weltweit günstigste Dokumentenmanagementsystem

Um Dokumente wie Rechnungen GoBD-konform (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) abzulegen, benötigen Sie ein Dokumenten Management System (DMS). Hierin werden die Belege so archiviert, dass sie jederzeit verfügbar sind, aber nicht mehr geändert werden können, bzw. nur nachvollziehbar nach einem strengen Berechtigungskonzept.

Einer der Marktführer ist ecoDMS, womit eine GoBD- und DSGVO-konforme Ablage aller Dokumente des Rechnungswesens gewährleistet ist. Verschiedene Benutzer und Gruppen können verschiedene Berechtigungen erhalten. So können die Mitarbeiter in der Buchhaltung Dokumente einbringen, aber nur deren Vorgesetzte diese auch bearbeiten oder löschen.

ecoDMS Dokumente archivieren

Digitale Rechnungen, Angebote etc. können sehr einfach archiviert werden. Mit der Installation von ecoDMS kommt ein PDF/A-Drucker, der als Systemdrucker eingebunden werden kann. So können Sie aus jedem Programm, das drucken kann, ein Dokument im ecoDMS-Archiv erzeugt werden. Ob Angebote, Rechnungen oder bildliche Bestandteile, alles können Sie mit dem PDF/A-Drucker in ecoDMS einbringen.

ecoDMS und JTL-Wawi verbinden

Über diesen Drucker können Sie also auch Dokumente aus JTL-Wawi direkt archivieren lassen, ohne sie vorher anzufassen. Wählen Sie dazu den ecoDMS-PDF/A-Drucker als Drucker für Rechnungen, Angebote etc. in JTL-Wawi aus.
Nun müssen nur noch kleine Anpassungen vorgenommen werden, damit die Daten korrekt in JTL-Wawi übernommen werden. Dazu verwenden Sie die sogenannte White-Text-Funktion.

White-Text-Vorlage in JTL-Wawi verwenden

Klicken Sie in JTL-Wawi unter Admin->Druck- / E-Mail- / Exportvorlagen auf die gewünschte Vorlage, z.B. Rechnung.
Hier erstellen Sie eine neue Vorlage durch einen Klick auf Anlegen. Klicken Sie nun auf die neue Vorlage und benennen Sie diese über Umbenennen um. Ein passender Name wäre z.B. “ecoDMS Export”.

Wählen Sie nun im Reiter Drucken den ecoDMS-Drucker aus.

Nun kommt der White-Text. Fügen Sie in die Vorlage ein Element des Typs Text ein und positionieren Sie es irgendwo im Layout. Jetzt fügen Sie jedes Attribut aus ecoDMS ein und stellen die Schriftfarbe auf weiß ein, damit der Text nicht mitgedruckt wird. Jedes Attribut kann über das Dropdown-Menü mit Inhalten aus JTL-Wawi befüllt werden.

ecoDMS und JTL-Wawi von uns einrichten lassen

Bei der Bearbeitung von Exportvorlagen kann es schonmal schwierig werden, wenn Sie sich nicht 100% sicher sind. Es kann auch passieren, dass Sie Ihre vorhandenen Rechnungsvorlagen unpassen bearbeiten und somit falsche Rechnungen generieren.
Als JTL-Servicepartner können wir Ihnen beide Systeme professionell miteinander verbinden und so dafür sorgen, dass all Ihre Dokumente fachgerecht in ecoDMS archiviert werden.


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ecoDMS GmbH

Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Gruppe (applord Holding Europe GmbH). Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Quelle: https://www.ecodms.de