Workflows

In aller Kürze…

• JTL Workflows sind frei definierbare Wenn-Dann-Schleifen für Arbeitsabläufe und können häufig wiederkehrende gleichartige Aufgaben
• Vorteile der automatisierten Workflows sind die Verhinderung von Anwendungsfehlern im Tagesbetrieb einerseits und die Reduzierung von Routinetätigkeiten.
• Häufige Anwendungsbeispiele finden sich im Einkauf, Kundenverwaltung, Auftragsbearbeitung, Versand, Rechnungsstellung, Angebotserstellung und in der Lagerverwaltung.
• Ein Kurz-Tutorial, wie man einen Arbeitsprozess mit einem JTL Workflow umsetzt, finden Sie weiter unten.

Was sind JTL Workflows? JTL-Nutzer werden es kennen – bei der Arbeit mit JTL Wawi fallen eine Unmenge von kleineren und größeren Aufgaben an, die mal seltener und mal häufiger durchgeführt werden müssen. Grundsätzlich können alle Tasks auch per Hand erledigt werden aber da wir Online-Händler von Natur aus faul sind (wir sagen dazu effizient), möchten wir natürlich so wenig Zeit wie möglich mit den „un-sexy“ Parts unseres Geschäftes verbringen. Businesskontakte knüpfen oder neue verrückte Produktideen entwickeln macht ja auch viel mehr Spaß als zum hundertsten Mal eine Versandetikette anzulegen. Welch ein Glück, dass die netten Entwickler von JTL mit der Version 1.0 vor 2 Jahren die JTL Workflows eingeführt haben! Einfach ausgedrückt sind JTL Workflows frei definierbare Wenn-Dann-Schleifen für Arbeitsabläufe, die der Benutzer innerhalb der JTL Wawi eigenständig anlegen kann. Diese Schleifen können überall entlang der Prozesskette eingesetzt werden und laufen automatisiert im Hintergrund. Ein JTL-Anwender bemerkt sie also nicht und kann ungestört in der Wawi arbeiten. Ein Workflow besteht dabei immer aus 3 Teilen:

• Auslösendes Ereignis (z.B. „Auftrag erstelt“) – dieses kann entweder automatisch oder manuell angeregt werden
• Optional eine oder mehrere Bedingungen (z.B. „Lieferadresse ist eine Packstation“)
• Eine oder mehrere automatische Aktionen (z.B. „Versandart wird auf DHL Paket geändert“)

Der Einsatz und die Sinnhaftigkeit von Workflows liegen dabei immer in der Entscheidungsgewalt des Anwenders. Sie können selbst bestimmen ob Sie sich durch fünf, hundert oder gar keinen Workflow unterstützen lassen möchten. Die JTL Workflows erlauben also eine Automatisierung, die genau auf die Bedürfnisse des jeweiligen Händlers zugeschnitten ist. Die Vorteile von JTL Workflows Der Einsatz von JTL Workflows bietet sich überall dort an, wo häufig wiederkehrende gleichartige Aufgaben abzuarbeiten sind. Einige Beispiele für automatisierbare Prozesse sind:

• Auslieferung veranlassen nach Erhalt einer Zahlung
• Die Versandart automatisch ändern bei einer bestimmten Auftragsart
• Fehlende Artikel auf die Einkaufsliste setzen, wenn eine oder mehrere Lieferpositionen nicht bedient werden können
• E-Mail-Benachrichtigung an den Admin aufgrund fehlender Title-Tags in den Metadaten

Zwei wesentliche Vorteile der automatisierten Workflows sind die Verhinderung von Anwendungsfehlern im Tagesbetrieb einerseits und die Reduzierung von Routinetätigkeiten in der Wawi andererseits. Egal wie gut Ihre Mitarbeiter sind, Fehler lassen sich bei manueller Arbeit nie ganz vermeiden. Workflows sind ein genialer Weg diese Flüchtigkeitsfehler bei simplen wiederkehrenden Tasks auszuschließen. Weiterhin werden Ihre Mitarbeiter durch die Automatisierung entlastet und können Ihre Brainpower effizienter dort einsetzen wo sie wirklich von nöten ist. Kurzum: Sie sparen sich Zeit und damit auch Kosten. Praxisbeispiel sind unter anderem :

1. Sonderzeichen aus Straßennamen entfernen
2. Adressen ohne Hausnummer automatisch korrigieren
3. Bestellungen in bestimmte Länder manuell prüfen
4. Ausliefern nach Zahlung
5. Fehlende Meta-Angaben
6. Einkaufsliste bestücken
7. Versandart ändern
8. Ausfuhranmeldung Nicht-EU
9. Dropshipping automatisieren
10. Doppelte Kunden prüfen
11. Provisionsberechnung für Urheber
12. Versandkostenflatrate einrichten
13. Versandart ändern, wenn Kunde Packstation verwendet und nicht DHL gewählt wurde
14. Packstation steht nicht unter „Straße“
15. Postnummer in das Feld Adresszusatz verschieben
16. Zahlungserinnerung und automatische Stornierung

Diese Beispiele sollen lediglich die prinzipielle Umsetzung eines Arbeitsprozesses skizzieren. Komplexere Workflows umzusetzen ist aber auch kein Problem. Neben dutzenden Bedingungen und Aktionen können Workflows z.B. auch so gestaltet werden, dass sie nur zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden. Die Grundfunktionen sind aber gar nicht so schwer zu verstehen und bieten dafür einen echten Mehrwert für euer Business. Fazit Für jeden Händler mit häufig wiederkehrenden Routinetätigkeiten sind die JTL Workflows ein unverzichtbares Tool für den täglichen Gebrauch. Einmal reingefuchst, bietet einem das Tool nahezu unbegrenzte Möglichkeiten die eigenen Arbeitsabläufe gezielt zu automatisieren. Sie sparen sich damit nicht nur Zeit und Kosten, sondern schließen gleichzeitig auch mögliche Fehlerquellen aus. Einen Blick sind die JTL Workflows auf jeden Fall wert! Weitergehende Informationen rund um JTL Workflows und ausführliche Beispielvideos finden Sie in der JTL Onlineguide: https://guide.jtl-software.de/Kategorie:JTL-Workflows.