No dia da emissão: Mais de 2,9 milhões de pessoas descobrem BitterLiebe em “Die Höhle der Löwen”.

Já na fase inicial de preparação, os fundadores decidiram preparar-se profissionalmente para o dia da emissão e para as semanas seguintes. A partir de relatórios no terreno, de plataformas como a Gründerszene e de casos de utilização de outras empresas em fase de arranque, Andre e Jan sabiam o que significaria transmitir no popular programa sobre empresas em fase de arranque da VOX, que tem cerca de 2,9 milhões de espectadores por programa. A start-up 3Bears, por exemplo, registou cerca de 15 000 encomendas na sua loja em linha nas primeiras 12 horas. Um número tão elevado de encomendas só pode ser tratado através de processos automatizados – ou seja, verificação automática do pagamento, transferência sem erros da encomenda da loja e dos mercados para o armazém da própria empresa ou para o prestador de serviços de execução, reconciliação do inventário para evitar o excesso de vendas, informação accionada aos clientes e impressão e envio automáticos de etiquetas. E tudo isto para receber devoluções, por favor. À semelhança da 3Bears, os fundadores informaram-se intensamente sobre os sistemas ERP que oferecem um modelo de licenciamento atractivo para as empresas e que, ao mesmo tempo, podem garantir um elevado desempenho quando as encomendas aumentam. Optaram pelo sistema de gestão de mercadorias Xentral ERP. A razão para a decisão foi, entre outras coisas, a força funcional no ambiente de comércio electrónico e a interface fácil de utilizar.

“Conhecíamos o potencial que a radiodifusão nos oferece. Consequentemente, queríamos estar profissionalmente posicionados no que diz respeito à radiodifusão. O intercâmbio com outras start-ups e casos de utilização de portais de start-ups como o Gründerszene apoiaram-nos significativamente na nossa decisão – foi assim que escolhemos o Xentral como o nosso sistema ERP”.

Fundador Jan Stratmann.

Aumento de potência para a expedição: Combinação de ERP e Fulfiller

A decisão de utilizar o Xentral como sistema de gestão de inventário foi tomada pouco depois da autorização do acordo, ou seja, cerca de seis meses antes de o programa ir para o ar. A questão de saber se a BitterLiebe efectuaria a sua logística internamente ou se a subcontrataria a um prestador de serviços de distribuição estava ainda em aberto. Inicialmente, a escolha recaiu sobre o armazém interno e, mais tarde, sobre um Fulfiller. Outra vantagem do Xentral: o sistema pode ser ligado tanto a um armazém dedicado como a um centro de distribuição. Muitas empresas de comércio electrónico em fase de arranque optam pela combinação de um sistema ERP e de um prestador de serviços de execução. Desta forma, o esforço administrativo pode ser minimizado e a empresa pode concentrar-se na sua competência principal “vendas”. Para uma implementação rápida e um funil de vendas optimizado, a equipa da Xentral trabalhou em conjunto com a agência de comércio electrónico eBakery, que é também um parceiro de serviços da Xentral. Em menos de oito semanas, o mundo por detrás do BitterLiebe estava habilmente montado.

Mais de 10.000 encomendas num dia

André e Jan estavam bem preparados para o dia da emissão e, com a ajuda da sua equipa, dos seus parceiros externos, bem como de amigos e familiares, conseguiram fazer face à afluência à sua loja em linha. Neste dia, a BitterLiebe recebeu mais de 10 000 encomendas, que foram expedidas com êxito.

Para além da BitterLiebe, um grande número de empresas em fase de arranque da “Die Höhle der Löwen” confia na Xentral

Para as empresas em fase de arranque que pretendem vender predominantemente em linha, parece não haver forma de contornar este sistema ERP profissional e económico. Para além da BitterLiebe, a 3Bears, a YFood, a Pumperlgsund, a FitTaste ou a Luicella’s Ice Cream e muitas outras empresas também confiam no sistema ERP da Xentral.

O que é que o Xentral faz como sistema ERP?

Em suma, o sistema ERP constitui a plataforma central da empresa. A partir daí, todas as informações e índices da empresa podem ser consultados a qualquer momento e os processos essenciais podem ser controlados. ERP significa “Enterprise Resource Planning”, ou seja, o planeamento de recursos como pessoal, bens, capital, etc. na empresa. As soluções ERP têm uma base de dados central. Todas as vertentes de informação fluem em conjunto nesta casa de dados.

A plataforma central permite que os retalhistas em linha mantenham uma visão geral transparente das capacidades de armazenamento, volumes de encomendas, itens de facturação e muitos outros dados. Dificilmente um comerciante estabelecido pode passar sem a utilização de uma solução ERP profissional. Por conseguinte, factores como a facilidade de utilização, a transparência e a inteligência do sistema são aspectos essenciais na escolha de um sistema ERP adequado. O Xentral ERP assenta numa forte ligação dos pontos mencionados e é também totalmente utilizável a partir de 65 euros por mês.

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Como é que o eBakery procede em relação a estes projectos?

Primeiro, temos uma conversa preliminar consigo, durante a qual recolhemos e documentamos em conjunto o que já tem e o que precisa. Se o âmbito for maior, normalmente recorremos a um programador para nos dar uma estimativa aproximada do tempo necessário.

Depois de termos recolhido e documentado todos os dados importantes, preparamos um orçamento para si. Se estiver de acordo, começaremos a trabalhar no seu projecto. O promotor responsável pelo projecto reúne agora os recursos necessários. Se precisarmos de dados de acesso especial do utilizador, entraremos em contacto consigo. Estas serão, obviamente, tratadas com a máxima confidencialidade. Além disso, as tarefas são transmitidas aos especialistas da nossa casa.

A partir de agora, receberá notícias nossas quando tivermos perguntas ou resultados especiais. Mantemo-lo informado sobre o andamento de tudo e envolvemo-lo, ou à(s) pessoa(s) responsável(eis), nos processos. O gestor de projecto está à sua disposição como pessoa de contacto fixa, pelo que só precisa de manter o contacto com uma pessoa.

Tudo é, evidentemente, devidamente documentado e registado.

Quando tivermos completado e realizado tudo de acordo com o nosso plano desenvolvido em conjunto, entramos em funcionamento com o novo sistema. Isto inclui também a formação do pessoal. Demonstraremos como funciona o novo sistema e como todos podem trabalhar de forma optimizada com ele.

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