Fluxos de trabalho

Em poucas palavras…

• Os fluxos de trabalho JTL são loops se-então livremente definíveis para fluxos de trabalho e podem ser utilizados para tarefas semelhantes que se repetem frequentemente .
• As vantagens dos fluxos de trabalho automatizados são, por um lado, a prevenção de erros de aplicação nas operações quotidianas e, por outro, a redução das actividades de rotina.
• Exemplos comuns de utilização podem ser encontrados em compras, gestão de clientes, processamento de encomendas, expedição, facturação, cotação e gestão de armazéns.
• Segue-se um breve tutorial sobre como implementar um processo de trabalho com um fluxo de trabalho JTL.

O que são fluxos de trabalho JTL?

Os utilizadores do JTL estão familiarizados com esta situação – quando se trabalha com o JTL Wawi, surge um grande número de pequenas e grandes tarefas, que por vezes têm de ser executadas com menos frequência e outras vezes com mais frequência. Em princípio, todas as tarefas também podem ser feitas à mão, mas como nós, comerciantes em linha, somos preguiçosos por natureza (dizemos eficientes), queremos naturalmente gastar o mínimo de tempo possível nas partes “pouco sexy” da nossa actividade. Fazer contactos comerciais ou desenvolver novas ideias loucas de produtos é muito mais divertido do que criar uma etiqueta de envio pela centésima vez. Que sorte que os simpáticos programadores da JTL introduziram o JTL Workflows com a versão 1.0 há 2 anos!

Em termos simples, os fluxos de trabalho JTL são loops if-then livremente definíveis para fluxos de trabalho que o utilizador pode criar independentemente no JTL Wawi. Estes loops podem ser utilizados em qualquer ponto da cadeia de processos e são executados automaticamente em segundo plano. Assim, um utilizador de JTL não dá por elas e pode trabalhar sem perturbações no Wawi.

Um fluxo de trabalho é sempre composto por 3 partes:

• Evento de accionamento (por exemplo, “ordem criada”) – pode ser accionado automática ou manualmente.
• Opcionalmente, uma ou mais condições (por exemplo, “O endereço de entrega é uma estação de embalagem”)
• Uma ou mais acções automáticas (por exemplo, “O método de envio é alterado para DHL Paket”)

A utilização e a utilidade dos fluxos de trabalho ficam sempre ao critério do utilizador. Pode decidir por si próprio se quer ser apoiado por cinco, cem ou nenhum fluxo de trabalho. Os fluxos de trabalho JTL permitem, por conseguinte, uma automatização adaptada com precisão às necessidades do respectivo comerciante.

As vantagens dos fluxos de trabalho JTL

A utilização de JTL Workflows é ideal sempre que é necessário processar tarefas frequentemente recorrentes do mesmo tipo. Alguns exemplos de processos que podem ser automatizados são:

• Organizar a entrega depois de receber um pagamento
• Alterar automaticamente o método de envio para um tipo de encomenda específico
• Colocar os itens em falta na lista de compras se um ou mais itens de entrega não puderem ser servidos
• Notificação por correio electrónico ao administrador devido à falta de etiquetas de título nos metadados

Duas grandes vantagens dos fluxos de trabalho automatizados são, por um lado, a prevenção de erros de aplicação nas operações quotidianas e, por outro, a redução das actividades de rotina no Wawi. Por muito bons que sejam os seus empregados, os erros nunca podem ser completamente evitados no trabalho manual. Os fluxos de trabalho são uma forma engenhosa de eliminar estes erros descuidados em tarefas simples e recorrentes. Além disso, os seus empregados ficam aliviados com a automatização e podem utilizar a sua capacidade intelectual de forma mais eficiente onde ela é realmente necessária. Em suma: poupa-se tempo e, consequentemente, custos.

Exemplos práticos incluem :

1. Remover caracteres especiais dos nomes das ruas
2. Corrigir automaticamente endereços sem um número de porta
3. Verificar manualmente as encomendas para países específicos
4. Entrega após pagamento
5. Falta de meta-informação
6. Lista de compras de caldos
7. Alterar o método de envio
8. Declaração de exportação não UE
9. Automatizar o dropshipping
10. Verificar clientes duplicados
11. Cálculo da comissão para os autores
12. Definir uma taxa fixa para o envio
13. Alterar o método de envio se o cliente utilizar o Packstation e a DHL não estiver seleccionada
14. Packstation não está em “Rua
15. Deslocar o número de correio para o campo Sufixo do endereço
16. Lembrete de pagamento e cancelamento automático

Estes exemplos destinam-se apenas a delinear o princípio da implementação de um processo de trabalho. Mas a implementação de fluxos de trabalho mais complexos também não é um problema. Para além de dezenas de condições e acções, os fluxos de trabalho também podem ser concebidos, por exemplo, de modo a serem executados apenas em determinados momentos. No entanto, as funções básicas não são difíceis de compreender e oferecem um verdadeiro valor acrescentado para a sua empresa.

Conclusão

Para todos os comerciantes com actividades de rotina frequentemente recorrentes, os JTL Workflows são uma ferramenta indispensável para utilização diária. Uma vez dominada, a ferramenta oferece-lhe possibilidades quase ilimitadas de automatizar os seus próprios processos de trabalho de forma orientada. Isto não só lhe permite poupar tempo e dinheiro, como também elimina possíveis fontes de erro. Vale mesmo a pena dar uma vista de olhos aos fluxos de trabalho JTL!

Pode encontrar mais informações sobre os fluxos de trabalho JTL e vídeos de exemplo detalhados no JTL Onlineguide: https://guide.jtl-software.de/Kategorie:JTL-Workflows.

Ali Oukassi

Mohamed Ali Oukassi ist Gründer und Inhaber von eBakery. Er hat mehr als zwölf Jahre Erfahrung in der E-Commerce Welt. Mit seinem Team aus Experten kann er jeden Bereich abdecken und lebt den Full-Service-Gedanken, egal ob es um die Erstellung / Umstellung eines Shops, die Berartung hinsichtlich des richtigen Shopsystems, Marketingfragen, SEO oder auch das Thema Social Media Integration geht. Gut vernetzt und mit einem leistungsstarken Personal im Rücken, nimmt er sich jeder Herausforderung im E-Commerce an.