JTL DMS Auftragsbestätigungen

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JTL DMS Auftragsbestätigungen

Auftragsbestätigungen aus JTL-Wawi in ecoDMS transferieren

Das ecoDMS kann Auftragsbestätigungen aus JTL-Wawi automatisiert in ecoDMS transferieren, wo diese dann revisionssicher archiviert werden. Wie ihr sowohl JTL-Wawi als auch euer Dokumentenmanagementsystem dafür einrichtet, das erfahrt ihr in unserem Screencast. Solltet ihr die vorherige Folge der Druckvorlagen-Einrichtung mittels Blindtext verpasst haben, habt ihr hier die Möglichkeit das zu JTL DMS nachzuholen.   

DMS Auftragsbestätigungs-Einrichtung in JTL-Wawi

Als ersten Schritt um unser JTL DMS für die von uns gewünschte Archivierung einzurichten, legen wir zuerst einen jeweiligen Ordner, in diesem Fall mit dem Kürzel “AU”. Dann legen wir eine Vorlage für die Aufträge an unter Admin -> Druck-/E-Mail/Exportvorlagen und gehen auf  Speichern/ Bearbeiten. Wir wollen das Ganze als PDF exportieren und können nun hier den Pfad, in dem die Auftragsbestätigungen gespeichert werden sollen und wie diese benannt werden sollen, benennen. Wir wollen diesen Auftrag als Muster exportieren und gehen dafür auf Ausgabe -> Auftrag -> Speichern.

Auftragsbestätigungs-Einrichtung in ecoDMS

Um nun eine Vorlage in ecoDMS anzulegen, öffnen wir den Client und erstellen hier einen neuen Ordner im Verzeichnis Allgemeines. Dieser wird dann auch dementsprechend Auftragsbestätigung gennant und mit dem Kürzel AU versehen. Anschließend ziehen wir die aus JTL-Wawi generierte Auftragsbestätigungsvorlage in das für Dokumente vorgesehen Feld rein und können dieses in ecoDMS bearbeiten. Wir können nun hier den Status und den zugewiesenen Ordner anpassen und die Dokumentenart für unseren Fall auf Antrag stellen. Ihr seht auch um welche Revision es sich in diesem Fall handelt. Wenn alles ausgefüllt wurde, könnt ihr die Vorlage speichern.

Automatische Archivierung in ecoDMS

Wenn ihr den Blindtext aus dem letzten Video korrekt integriert habt, sollte nun eure automatische JTL DMS Archivierung dementsprechend gewährleistet sein, wenn ihr abschließend den Haken unten links bei “Wenn erkannt, automatisch in Archiv ablegen” setzt. Im unteren Feld rechts können die jeweiligen Rollen zur Klassifizierung freigegeben werden. Zum Schluss nur noch auf Ok klicken und fertig ist eure JTL DMS Auftragsbestätigungsvorlage.

ecoDMS Experten von eBakery

Sollte es weitere Fragen zu JTL DMS Auftragsbestätigungen oder allgemeine ecoDMS Anliegen geben geben, hilft euch eBakery als JTL DMS Experte gerne weiter. Kontaktiert uns dafür am besten direkt und vereinbart einen unverbindlichen Beratungstermin unter www.ebakery.de/kontakt/

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