JTL-Wawi – Direktvertrieb mit Vertriebsmitarbeitern lösen

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Die Contoso GbR vertreibt Fahrräder aus der eigenen Produktion über zwei Vertriebskanäle. Zum einen betreuen 4 freiberufliche Handelsvertreter aufgeteilt in 4 Vertriebsgebiete Nord, Ost, West und Süd die in diesen Gebieten ansässigen Fahrradhändler und erhalten dafür eine feste Verkaufsprovision, zum anderen werden die Fahrräder direkt über den eigenen Webshop an den Endverbraucher verkauft. Für eine mittelständische Fahrradmanufaktur dürfte dies ein realistisches Szenario sein. Die spannende Frage ist jetzt wie lösen wir dies mit JTL-Wawi, damit die Handelsvertreter nicht alle Verkäufe mühsam in einer Excel-Tabelle pflegen müssen und am Monatsende quasi per Knopfdruck Umsatzstatistiken und Provisionsabrechnungen erstellt werden können. Eine spannende Frage, wie ich finde.

In JTL-Wawi gibt es keine Möglichkeit jedem Kunden einen Mitarbeiter fest zuzuordnen der explizit diesen Kunden bearbeiten kann. Hier fehlt schlicht die notwendige Verknüpfung der entsprechenden Datenbankfelder. In Angeboten, Aufträgen und Rechnungen wird der jeweils angemeldete Benutzer als Bearbeiter hinterlegt. Nun unsere freiberufliche Handelsvertreter sollen nicht unbedingt vollen Zugriff auf die Wawi und alle sonstigen Informationen bekommen. Leider gibt es noch nicht die Möglichkeit, wie Produkten und Kategorien eigene Felder zu definieren. In der Ameise können beim Rechnungsdaten-Export nicht alle Kundenfelder herangezogen werden. Also was bleibt?

Eigener Export mit SQL-Abfrage

Eine Möglichkeit ist für den Export die Ameise zu umgehen und einen direkten Export via SQL-Abfrage zu lösen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Den Vertriebsmitarbeiter kann ich als Attribute beim Kunden hinterlegen und muss somit keinen neuen Benutzer anlegen. Als Bearbeiter erscheint immer der Benutzer, der den Vorgang auch tatsächlich bearbeitet. Die Vertriebsgebiete können als Kundenkategorien oder Kundengruppen angelegt werden, wobei ich hier das Feld Kundenkategorie bevorzugen würde. Das ganze muss nur einmal beim Anlegen eines neuen Kunden gemacht werden. Registriert sich der Kunden über den B2B-Shop muss der Kunde explizit für die Kundengruppe Händler freigeschaltet werden (darum auch die die Verwendung des Feldes Kundenkategorie) und dabei können die notwendigen Zuordnungen, wie Vertriebsmitarbeiter und Vertriebsgebiet gleich miterledigt werden. Wenn der Kunde später bestellt, egal über welchen Vertriebskanal, sind die notwendigen Informationen bei jedem Auftrag schon hinterlegt.


Für den Export der Rechnungsdaten wird mit den SQL-Managementstudio eine Abfrage über die notwendigen Datenbankfelder geschrieben, mit der am Ende des Monats ein Export der Rechnungsdaten als *.csv-Datei erfolgen kann. Aus meiner Sicht die beste Lösung.

Für jeden Vertriebsmitarbeiter ein eigenes Konto

Die zweite Möglichkeit besteht darin, doch jedem Vertriebsmitarbeiter ein Konto in der Wawi einzurichten und dieses dem Mitarbeiter einfach zu verschweigen. Auf diesem Weg kann ich jetzt für den Export die JTL-Ameise verwenden, stehe aber jetzt vor einem neuen Problem. Bei jedem neuen Auftrag, egal ob nun per Webshop-Abgleich importiert oder via Sofortauftrag erstellt, muss ich nach Erstellung des Auftrags umständlich von Hand den Bearbeiter auf den Hinterlegten Vertriebsmitarbeiter abändern. Das Kostet auf die Dauer sehr viel Zeit und ist auch umständlich und fehleranfällig. Unterm Strich finde ich diese Lösung sehr unbefriedigend.

Fazit

Manchmal sind es Kleinigkeiten, die einem das Leben leichter machen. Der Grund warum ich dieses Thema überhaupt aufgegriffen habe ist sehr einfach. Die Daten sollen anschließend mit einer Tabellenkalkulation ausgewertet werden. Hierfür bietet sich der Einsatz einer Pivot-Tabelle förmlich an. Wie so eine Pivot-Tabelle mit LibreOffice Calc anschließend erstellt wird, werde ich in den nächsten Tagen zeigen. Um Musterdaten in Form einer csv-Datei zu erhalten wollte ich diese mit meiner Musterinstallation von JTL-Wawi erzeugen. Beim Durchspielen der Möglichkeiten hat sich für mich der Lösungsweg eins klar durchgesetzt. Hier wird natürlich viel SQL Wissen vorausgesetzt, aber unterm Strich lohnt sich die Zeitersparnis. Eine genaue Dokumentation wird gesichert folgen.

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