Sistema de bilhetes JTL

Há muito que se esperava: a comunicação com os clientes da JTL-Wawi. A caixa de saída já está a ser activamente utilizada, porque as confirmações de expedição, facturas, etc. já estão a ser enviadas através dela. Agora segue-se um sistema de bilhetes, CRM Light, por assim dizer. Isto significa que os pedidos de informação dos clientes enviados para endereços de correio electrónico específicos chegam directamente à JTL-Wawi, onde podem ser processados, ordenados, atribuídos a outros funcionários, etc.

É uma verdadeira poupança de mão-de-obra, porque tudo o que diz respeito aos seus clientes se torna mais completo. Porque, até agora, a comunicação com o cliente tem sido largamente externalizada.

Leia aqui como activar, configurar e utilizar o sistema de tickets JTL Servicedesk.

Activação do sistema de bilhetes JTL

Tal como acontece com todos os produtos JTL, a activação da licença é feita primeiro através do centro de atendimento ao cliente JTL. Enquanto a fase beta estiver activa, a licença não custa nada. Posteriormente, a primeira licença será gratuita e as licenças seguintes serão alugadas a um preço baixo por utilizador.

Clique em “Licenças / “JTL-Wawi” no Centro de Apoio ao Cliente JTL e, em seguida, em “Teste” atrás de “Service Desk”:

Se ainda não tiver introduzido a sua chave de licença no JTL-Wawi, copie-a da página e abra o menu “Ajuda/Licenças/Licenças” no JTL-Wawi. Depois disso, aparecem todas as licenças reservadas, incluindo as do serviço de assistência:

O módulo do service desk está agora activado e pode ser utilizado por si.

Visão geral do JTL Service Desk

Em primeiro lugar, cria uma caixa de correio no JTL-Wawi que pretende utilizar para a caixa de entrada. Para tal, já deve existir uma caixa de correio correspondente no seu servidor. Se não tiver a certeza de como criar essa caixa de correio, teremos todo o gosto em ajudá-lo.

Introduzir agora os dados nos campos correspondentes na JTL-Wawi.

• Nome: Este nome é utilizado apenas para diferenciação interna na JTL-Wawi, pelo que pode introduzir qualquer coisa.
• Todos os outros dados da secção “Ligação” dependem da sua caixa de correio. Se fores tu a prepará-lo, saberás as respostas. Caso contrário, a pessoa que criou a caixa de correio terá todo o gosto em fornecer-lhe os dados.
• Atribuir etiqueta: Aqui define as equipas ou departamentos individuais da sua empresa. Posteriormente, pode atribuir a cada utilizador Wawi direitos de acesso específicos a etiquetas individuais.
• Certifique-se de que testa a ligação antes de confirmar tudo, para ter a certeza de que pode receber mensagens de correio electrónico.

As funções de importação especificam:

• Idade das mensagens de correio electrónico em dias: Qual a idade das mensagens de correio electrónico que a JTL-Wawi importa da caixa de correio? Se se tratar de uma nova caixa de correio, este valor só se torna relevante se for de férias e o JTL-Wawi não estiver a funcionar.
• Intervalo de sondagem em minutos: Se quiser/puder reagir rapidamente, defina o valor para 5 minutos. Caso contrário, 15 minutos é uma boa orientação. Afinal, primeiro é preciso responder às perguntas.
  • Poderá haver restrições em alguns fornecedores de correio electrónico. Um intervalo demasiado curto pode levar a um bloqueio temporário. Por conseguinte, verifique as restrições junto do seu fornecedor antes de definir este valor.
• Responder via: Aqui pode introduzir um endereço SMTP existente através do qual pretende enviar.
• As restantes opções são auto-explicativas.

Se configurar um endereço de correio electrónico da caixa de saída, terá menos opções. No entanto, baseiam-se nos do servidor de entrada e ser-lhe-ão comunicados pelo seu setter.

Criar assinatura no JTL Service Desk

Na correspondência comercial, as mensagens de correio electrónico devem cumprir determinados requisitos. As assinaturas de correio electrónico são normalmente utilizadas para informações obrigatórias, o que também é possível no JTL Servicedesk.

Se definiu um endereço de correio electrónico como caixa de saída, abra o menu “Service Desk / Assinaturas” e crie aí a sua assinatura. Primeiro, seleccione o utilizador do Wawi e, em seguida, pode criar uma assinatura.

No item de menu “Service Desk / Ticket Status”, pode especificar outros estados para os pedidos de informação dos clientes. As predefinições são “Aberto”, “Em curso” e “Resolvido”. Outros valores de estado, que são mais orientados para os seus processos, são adicionados através do botão “Criar” e removidos novamente através de “Eliminar”.

Utilize “Service Desk / Gerir direitos de acesso” para definir quais os grupos de utilizadores autorizados a ver que etiquetas. Desta forma, pode atribuir clientes diferentes a departamentos diferentes e os colegas não se atrapalham uns aos outros.

Fonte: jtl-software.de

Agora que tem tudo pronto, é altura de abrir a janela do Service Desk. Pode encontrá-la no menu, quase à direita, ou através da combinação de teclas Alt+S.

Se não tiver sido iniciada nenhuma recuperação de correio electrónico ou se ainda não tiver sido criado nenhum bilhete, aparece uma janela vazia.

Para além das várias opções de ordenação, da criação de filtros, etc., pode também criar um novo bilhete aqui. Os clientes que gostam de comunicar preferem telefonar em vez de enviar um e-mail. Também está bem equipado para este caso com o serviço de assistência. Criar um novo bilhete através do botão na zona inferior e preencher a máscara de acordo com o cliente.

Se se tratar de um novo cliente, também é possível criá-lo directamente através da máscara.

Ao especificar a etiqueta, pode também atribuir directamente uma equipa ao pedido, que se encarregará do processamento.

JTL Service Desk Beta

Como o sistema de bilhetes ainda está na fase beta, podem ocorrer falhas de vez em quando. Antes de o utilizar de forma produtiva, deve vigiar a sua caixa de entrada num programa de correio electrónico. Por exemplo, ainda existem restrições com os e-mails do eBay e da Amazon, que muitas vezes não são transferidos correctamente para o sistema. No entanto, no fundo, o sistema já funciona bastante bem.

Teremos todo o gosto em aconselhá-lo sobre a forma como pode utilizar o sistema de bilhetes de forma eficiente para a sua empresa. Por que não marcar já uma primeira consulta gratuita?