O que é um sistema de gestão de dados?

Para armazenar documentos como facturas de forma compatível com a GoBD, ou seja, de acordo com os princípios para a correcta manutenção e armazenamento de livros, registos e documentos em formato electrónico, bem como para o acesso aos dados, é necessário um sistema de gestão de documentos – ou seja, um DMS. Neste caso, os documentos são arquivados de forma a estarem disponíveis em qualquer altura, mas já não podem ser alterados, ou só podem ser compreendidos de acordo com um conceito de autorização rigoroso. Um dos líderes de mercado neste domínio é o ecoDMS, que garante o armazenamento de todos os documentos contabilísticos em conformidade com a GoBD e a DSGVO. As facturas digitais , as ofertas, etc. podem assim ser arquivadas muito facilmente.

Instalação do JTL DMS a partir do ecoDMS

A instalação do ecoDMS inclui uma impressora PDF/A que pode ser integrada como impressora do sistema. Desta forma, um documento pode ser criado no arquivo ecoDMS a partir de qualquer programa que possa imprimir. Também pode utilizar esta impressora para arquivar documentos da JTL-Wawi directamente sem lhes tocar primeiro.

No sítio Web deste JTL DMS, a impressora incl. O cliente, o gestor de ligações, a base de dados progreSQL, etc. podem ser instalados como um pacote tudo-em-um ou apenas podem ser instalados componentes individuais.

Instalar os componentes do ecoDMS

No nosso Screencast do JTL DMS, mostramos-lhe o processo de instalação dos três componentes, utilizando a impressora ecomDMS como exemplo. Todos os outros componentes são instalados de forma semelhante, pelo que isto não deverá constituir um problema.
Depois de abrirmos o instalador com um duplo clique, clicamos em continuar, aceitamos o contrato de licença, seleccionamos o idioma pretendido e depois clicamos eminstalar. Após a instalação da ecoDMS Printer, passamos ao JTL-Wawi.

Ligar o JTL DMS – Como ligar o ecoDMS ao JTL-Wawi

Aqui precisa de ir aos seus modelos de impressão, por isso, em Admin, vá a Imprimir / E-mail / Exportar modelos e procure por Factura. Se pretender criar um novo modelo, clique em Criar e modelo único. Aqui selecciona a sua impressora predefinida ou a impressora na qual pretende imprimir as facturas e pode seleccionar o ecoDMS como impressora secundária. Em seguida, adiciona um modelo padrão e pode editá-lo. Antes de adaptarmos o modelo, convém referir que existem duas formas de preparar o SGDJ. Uma vez com texto branco e outra sem. Neste vídeo, decidimos utilizar a opção mais segura, nomeadamente o texto branco. É por isso que vamos editar.

Definir exportação automática de facturas com texto branco

No separador “Layout”, já é possível ver que o código necessário foi inserido aqui.

Isto pode ser criado em qualquer parte do layout, bastando adicionar um elemento de texto e inserir este código. Se tiver problemas, isso pode dever-se à sua versão e terá de adicionar novamente os parâmetros dotliquid aqui. Isto é um pouco trabalhoso, mas acabará por corrigir o erro. Como não pretende que este código seja apresentado na sua factura, deve agora alterar a cor. Para tal, faça duplo clique na área de texto, aceda aos atributos do tipo de letra e seleccione a cor branca.

Selecção do local de armazenamento correcto para a transferência do JTL DMS

Em seguida, clique em Ok em cada caso e veja tudo como uma pré-visualização. Se tiver feito tudo correctamente, o código já não deve ser visível.
Para seleccionar o local de armazenamento correcto, vá para Imprimir / Enviar por e-mail / Exportar modelos no JTL-Wawi , clique em Guardar, edite o modelo e seleccione a pasta pretendida. Na coluna da direita, tem as variáveis de acordo com as quais os seus cálculos devem ser nomeados. Pretendemos que o número da factura seja o nome do ficheiro. Para isso, copiamos a variável fornecida e adicionamo-la como nome de ficheiro. Isto significa que as suas facturas são agora arquivadas automaticamente. Gostaríamos de salientar mais uma vez queo ecoDMS deve ser seleccionado como impressora para que tudo funcione.

eBakery – A agência ecoDMS

Espero que tenhamos esclarecido um pouco mais a questão. Se tiver quaisquer problemas, questões ou preocupações, nós, enquanto agência ecoDMS, teremos todo o gosto em ajudá-lo. A melhor coisa a fazer é marcar uma consulta sem compromisso directamente em www.ebakery.de/kontakt/.