Shopware E-Mail Templates anpassen

Mit E-Mail Templates lässt sich effektiv viel Zeit und Arbeit sparen, die in anderen Business-Bereichen wesentlich besser investiert werden kann. Auch Shopware bietet eine entsprechende Funktion an, die Shop-Betreiber keinesfalls außer Acht lassen sollten.

Was gilt es in diesem Zusammenhang zu beachten und welche Vorteile ergeben sich durch die Verwendung von Shopware E-Mail Templates?

Der Shopware E-Mail-Vorlagen Editor

Die Funktion zur Erstellung und Konfiguration von E-Mail Templates finden sich unter Einstellungen > Shop > E-Mail-Templates (bzw. E-Mail-Vorlagen), hier lassen sich sämtliche Einstellungen vornehmen. Business E-Mails sollten stets Kopf- und Fußzeilen mit Firmenlogo bzw. AGB beinhalten, die sich im Abschnitt Kopf- und Fußzeilen einfach von dem Computer hochladen lassen. Um diese nicht bei jeder neuen Vorlage hinzufügen zu müssen, lassen sich auch allgemeine Kopf- und Fußzeilen für einzelne oder mehrere Vertriebskanäle erstellen.

Weiterhin sollte jeder einzelnen Vorlage selbstverständlich eine eindeutige Beschreibung zugewiesen werden. Im Flow Builder kann anschließend festgelegt werden, in welcher Situation bzw. bei welchem Ereignis eine entsprechende E-Mail versendet werden soll. Der E-Mail-Vorlagen Editor unterteilt sich in folgende Abschnitte:

• Informationen
  Hier wird die Funktion der Vorlage ausgewählt, im Dropdown-Menü stehen eine Vielzahl an Optionen zur Auswahl.
• Optionen
  In diesem Abschnitt wird der Betreff der E-Mail sowie der Absender hinzugefügt. Dabei handelt es sich allerdings nur um den Namen des Absenders, nicht um die E-Mail-Adresse des Absenders. (Diese kann man unter Einstellungen > Shop > Grundeinstellungen anpassen.)
• Anhänge
  Etwaige Anhänge können in diesem Bereich hinzugefügt bzw. vom Computer hochgeladen werden.
• E-Mail-Text
  Hier kann der gewünschte E-Mail-Text, den die Vorlage enthalten soll, eingegeben werden.

Nachdem die Vorlage erstellt wurde, lässt sich mit dem E-Mail senden Symbol am rechten Bildrand mittels einer Test-E-Mail überprüfen, ob die Einstellungen korrekt sind.

Vorlagen nutzen und individuell anpassen

Der größte Vorteil von Shopware E-Mail Templates liegt in der eingesparten Zeit, insbesondere bei wiederkehrenden E-Mails, die in digitalen Zeiten sowohl im Marketing-, als auch im Vertrieb, keinesfalls selten zum Einsatz kommen.

Shopware 6 stellt standardmäßig eine Vielzahl von E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, darüber hinaus können zusätzliche mittels entsprechenden Erweiterungen hinzugefügt werden. Auch besteht die Option, bereits vorhandene Templates an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, beispielsweise um die Anrede persönlicher zu gestalten. Typische Anwendungsfälle für E-Mail Templates sind beispielsweise:

• Bestellbestätigungen / Rechnungsversand
• Zahlungserinnerungen / Mahngebühren
• Neukunden-Begrüßungsmails / Geburtstagsgrüße
• Antworten auf sich oft wiederholende Kundenanfragen
• Veränderung von Zuständigkeiten / Ansprechpartnern für
• Kunden oder auch an die Belegschaft
• Angebotsvorlagen
• Einladungen zu Messen oder sonstigen Veranstaltungen /
• Events

E-Mails müssen beantwortet werden, besser frühzeitig, als zu spät. Mit der Erstellung und Verwendung von Shopware E-Mail-Templates spart man sich Zeit und Arbeit sowie unzufriedene Kunden / Geschäftspartner aufgrund nicht beantworteter Mails. Die große Auswahl an E-Mail-Templates ermöglicht es, Vorlagen für nahezu jede erdenkliche Option zu erstellen und zu konfigurieren.

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