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JTL-Wawi Workflows Grundlagen
Die Basics einfach erklärt
Mit der Einrichtung von Workflows in JTL-Wawi automatisiert ihr wiederkehrende Arbeitsabläufe und entlastet euch von Routineaufgaben während des Tagesgeschäftes. Lernt was genau JTL-Wawi Workflows sind, welche es gibt und folgt unserem Praxisbeispiel. All das in diesem Tutorial.
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JTL-Wawi Workflows Grundlagen - Was sind Workflows?
Workflows sind automatisierte Prozesse, die Ihr für JTL-Wawi einrichten könnt. Das heißt, es handelt sich dabei um frei definierbare Arbeitsabläufe entlang einer gewünschten Prozesskette. Ein Beispiel dafür wäre, dass die Versandart automatisch geändert wird, wenn in der Bestellung der Begriff “Packstation” enthalten ist. Das wäre dann ein Auftragsbezogener Workflow. Ihr könnt diese aber genauso auch auf Produktdaten, Kunden, den Einkauf, den Versand, Rechnungen usw. Beziehen. Letztendlich wollen wir damit erreichen, dass die Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet werden. Wir wollen es uns so leicht wie möglich machen und zeiteffizient arbeiten.
JTL-Wawi Workflows Grundlagen - Die Arbeitsweise
Nun zu der Arbeitsweise: Das Grunprizip ist immer gleich. Es gibt ein sogenanntes auslösendes Ereignis. Also bspw. dass ein Auftrag erstellt wurde. Dann kann eine oder mehrere Bedingungen daran geknüpft werden. Also dass sich der Workflow nur auf bereits bezahlte Aufträge beziehen soll. Dann wäre hier die Bedingung “ist bezahlt”. Als letztes steht dann die Aktion, also wenn das auslösende Ereignis eingetroffen ist und die angegebenen Bedingungen erfüllt sind, welche Aktion soll darauf folgen. Wir gehen das aber gleich mal in einem Beispiel durch, damit das klarer wird.Ein Beispiel Workflow den Ihr in JTL-Wawi integrieren könnt wäre die Veränderung der Versandart bei Gefahrgut oder Sperrgut.
Praxisbeispiel eines Workflows
Dazu müsst Ihr erst einmal im Admin Menü, im Unterpunkt Automatisierungen auf die JTL-Workflows gehen. Wir wollen ja einen Auftrag-basierten Workflow einrichten, also gehen wir auf Aufträge. Wir wollen einen neuen manuell anlegen, also gehen wir unten links auf “Workflow anlegen”. Nun solltet Ihr diesem einen aussagekräftigen Namen geben. Wir entscheiden uns für „Sperr- und Gefahrgut -> Versandart Spedition“. Also dass bei Sperr- und Gefahrgut Bestellungen die Versandart Spedition ausgewählt wird. Nun legen wir eine neue Bedingung an, also klicken wir auch darauf. Die Position Gefahrgut ist zu finden unter Auftrag > Auftrags Positionen > Positionen > enthält > Artikel > Sonstiges > Gefahrnummer. Wenn ihr das ausgewählt habt, müsst ihr noch eure Bedingung für Sperrgut integrieren. Dafür geht Ihr auf Auftrag > Auftragspositionen > Positionen > enthält > Artikel > Allgemein > Stammdaten > Versandklasse > Suchen.
Bedingungen und Aktionen integrieren
Der Operator für diese Bedingung sollte auf “gleich” gestellt werden für unseren Fall und dahinter sollte die Versandklasse “Sperrgut” ausgewählt werden. Da ich nur mit einer Test Wawi arbeite, ist diese noch nicht integriert. Wenn euch interessiert, wie Ihr eine Versandklasse anlegt, schreibt es in die Kommentare, dann machen wir dazu nochmal ein eigenes Video. Da wir nun unsere Bedingungen angelegt haben, geht es an die eigentliche Aktion. Drückt auf “Neue Aktion” und sucht die Position “Versandart ändern” aus. Auch hier muss zuvor bei euch die Versandart “Spedition” eingerichtet worden sein, die dann hier unter Versandart ausgewählt werden muss. Zum Schluss geht sicher, dass nur der Bereich vom Workflow betroffen ist, den Ihr auch wollt. Also bei uns nur JTL Warenwirtschaft. Daneben könnt Ihr nun noch angeben, ab wann dieser Workflow greifen soll.
JTL-Wawi Workflows Grundlagen - Das ist noch zu beachten
Eine Sache ist nun wichtig für uns zu beachten. Wäre hier nun die Option “Alle Bedingungen erfüllt” ausgewählt müsste der Artikel Sperrgut und Gefahrgut zugleich sein bzw. müsste der Auftrag beides enthalten. Wir wollen aber eine Entweder-Oder-Regel integrieren. Deswegen klicken wir auf “eine Bedingung erfüllt”. Am Ende noch auf Speichern klicken. Wenn Ihr das direkt testen wollt, könnt ihr hier mit diesem Button, den eben erstellten Workflow testen. Ich hoffe es ist zum einen durch dieses Beispiel klarer geworden, was es mit den Workflows auf sich hat und wie diese funktionieren.
Zusammenfassung
Vermutlich ist euch aber auch deutlich geworden, dass das ein komplexes Unterfangen sein kann. Deswegen wollen wir von eBakery euch als Onlinehändler nicht allein eurem Schicksal überlassen, sondern greifen euch unter die Arme. In den nächsten Wochen erweitern wir die Playlist immer weiter und geben euch Beispiele für weitere Workflows. Solltet Ihr es nicht abwarten können oder einen speziellen Case haben, unterstützen wir euch auch gerne direkt als JTL Agentur.
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