Massenimport von Artikeln mit der Ameise

Einzelne Artikel über die Produktverwaltung von JTL-Wawi anzulegen ist relativ mühsam und nicht gerade produktiv. Es ist demnach eine riesige Fleißaufgabe mehrere hundert Artikel über diesen Weg in der Warenwirtschaft anzulegen und darüber auch aktuell zu halten. Es muss also einen Weg geben, dieses effektiver zu gestalten und so viel wie möglich automatisiert durchzuführen.

Update: Dieser Beitrag vom 16.07.2013 wurde am 08.06.2023 aktualisiert.

Dies haben auch die Entwickler von JTL-Wawi erkannt. Um große Datenmengen automatisiert in die Datenbank zu importieren und zu exportieren, haben Sie daher die import- und Export-Schnittstelle JTL-Ameise entwickelt und implementiert. Mit Hilfe der JTL-Ameise können wir nun den ersten Musterartikel in eine CSV-Datei exportieren. Diese CSV-Datei per Copy & Paste (Kopieren & Einfügen). Mit weiteren Artikeln auffüllen und die fertige Importdatei wieder importieren.

Die JTL-Ameise wird über den Menüpunkt Start → JTL-Ameise aufgerufen

Musterartikel exportieren

In diesem Schritt wollen wir den Musterartikel exportieren. Klicken Sie dazu in der JTL-Ameise auf das Symbol JTL-Export.

Hierbei gilt es zu beachten, dass die Export-Feldbezeichnungen nicht immer mit den Bezeichnungen in den Formularen von JTL-Wawi übereinstimmen. Kontrollieren Sie daher die einzelnen Felder genau.

Nun klicken Sie auf “Export starten”. Wählen Sie einen Speicherort für die Exportdatei aus, belassen Sie den Dateinamen dabei am besten so wie er ist und klicken Sie anschließend auf Speichern. Nach einem kurzen Moment ist der Export abgeschlossen und Sie könne das Fenster mit einem Klick auf Zurück schließen. Sie können jetzt die JTL-Ameise mit einem Klick auf das „X“ oben rechts schließen. Auf Ihrer Festplatte sollte sich jetzt eine Datei mit dem Namen JTL-Export-Artikeldaten-[Datum].csv befinden.

Tabellenblatt mit Artikel füllen

Die Eingabemasken in JTL-Wawi eignen sich nicht wirklich um effektiv Artikel in der Warenwirtschaft anzulegen. Der Einsatz einer Tabellenkalkulation ist hier weitaus effektiver. Sie benötigen dafür auch nicht unbedingt Excel. Die kostenlosen Open-Source Alternativen LibreOffice und OpenOffice eignen sich genauso hierfür.

Wir haben die Datei noch um die 3 Spaltenüberschriften Bild 1, Bild 2, Bild 3 und Pfad ergänzt. Hier hinterlegen wir die Pfadangaben für die Bilder zu den Produkten. Die fertige Datei finden Sie im Verzeichnis Kursunterlagen.

Verzeichnisstruktur für den Import von Bildern und Medien

Beim Import von Bildern über eine CSV-Datei sind zwei Dinge hilfreich.

• Alle Bilder sollten in einem Ordner auf der lokalen Festplatte Ihres Rechners gespeichert sein
• Die Bildnamen entsprechen der Hersteller-Artikel-Nummer (z.B. mc810-03.jpg)

Somit müssen Sie in Excel für den Import nur folgende Funktion einbauen =[Spalte Pfad] & [Spalte HAN] & „.jpg“. Wenn Sie mehr als ein Bild pro Artikel importieren möchten müssen Sie nur für jede Spalte die Endung auf -001.jpg“ ändern und die Bilder auch entsprechend umbenennen.

Beispiel: =$Q2&$R2&”-001.jpg” für die Spalte Bild 1

Den Pfad zu Ihren Bildern können Sie sich aus dem Explorer heraus kopieren und in Ihrer Excel-Tabelle einfügen.

Das fertige Ergebnis in Excel sieht dann zum Beispiel so aus:

Die fertige Tabelle könne sie anschließend mit der Endung *.csv auf Ihrer Festplatte abspeichern. Die fertige Tabelle könne sie anschließend mit der Endung *.csv auf Ihrer Festplatte abspeichern. Sollten Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, können Sie sich gerne direkt an den JTL Agentur eBakery wenden und sich fachkundig von uns beraten lassen.

Warum ein separates Import-Tool überhaupt Sinn ergibt

Die Eingabemasken der JTL-Wawi sind für die genaue, einzelne Pflege eines Artikels gedacht, mit all seinen Details wie Preisen, Beständen, Bildern und Attributen. Für die Masseneingabe sind sie dagegen denkbar ungeeignet, weil man für jeden einzelnen Artikel durch mehrere Fenster und Reiter klicken muss. Die Entwickler von JTL haben das erkannt und mit der JTL-Ameise eine Schnittstelle geschaffen, über die sich große Datenmengen automatisiert in die Datenbank importieren und aus ihr exportieren lassen. Das Grundprinzip dahinter ist simpel: Man exportiert zunächst einen Musterartikel als CSV-Datei, füllt diese Datei per Copy & Paste mit weiteren Artikeln auf und importiert die fertige Datei anschließend wieder zurück in die JTL-WaWi.

Wo dieser Ansatz an seine Grenzen kommt

Für einmalige oder gelegentliche Importe ist dieser CSV-basierte Weg gut geeignet und in der Praxis über viele Jahre bewährt. Etwas mühsamer wird es, wenn Importe regelmäßig und in großer Zahl anfallen, etwa weil ein Großhändler wöchentlich neue Preislisten liefert oder ein Sortiment mit mehreren tausend Artikeln laufend gepflegt werden muss. Da die JTL-Ameise im Kern auf manuell erstellte oder halbautomatisch generierte CSV-Dateien setzt, bleibt ein gewisser manueller Aufwand bestehen, gerade beim Formatieren der Datei und beim Abgleich der Feldbezeichnungen.

Wie Odoo den Massenimport löst

Odoo geht das Thema Import etwas direkter an, weil die Importfunktion fest in jede Listenansicht integriert ist, egal ob es sich um Produkte, Kunden, Lieferanten oder andere Datensätze handelt. Über die Schaltfläche „Importieren” lässt sich direkt eine CSV- oder XLSX-Datei hochladen, und Odoo erkennt die Spalten meist automatisch und schlägt eine passende Zuordnung zu den internen Feldern vor. Wo die JTL-Ameise auf feste Exportvorlagen setzt, bietet Odoo hier eine interaktive Vorschau: Man sieht direkt beim Hochladen, wie die importierten Daten später aussehen würden, bevor der eigentliche Import überhaupt gestartet wird – Fehler lassen sich so meist erkennen, bevor sie in der Datenbank landen. Gerne helfen wir als Odoo Agentur Ihnen in dieser Angelegenheit.

Ein Detail, das für wiederkehrende Importe besonders praktisch ist: Odoo arbeitet mit sogenannten externen IDs, über die sich Datensätze eindeutig referenzieren lassen, auch über mehrere Importe hinweg. Das bedeutet, ein bereits importierter Artikel wird bei einem erneuten Import mit aktualisierten Daten nicht dupliziert, sondern automatisch erkannt und aktualisiert. Bei der klassischen CSV-Ameise-Methode muss man dagegen selbst genau darauf achten, ob ein Import überschreibt oder dupliziert wird, je nachdem, welche Felder als Vergleichskriterium dienen.

Für Unternehmen, die Importe regelmäßig und in großem Umfang durchführen, geht Odoo sogar noch einen Schritt weiter: Über Automatisierungen und die offene API lassen sich Importe zeitgesteuert oder ereignisbasiert einrichten, sodass zum Beispiel eine Lieferanten-Preisliste automatisch zu einer festen Uhrzeit eingelesen wird, ganz ohne dass jemand die Datei manuell hochladen muss. Auch die Fehlerbehandlung ist komfortabler gelöst: Schlägt eine einzelne Zeile beim Import fehl, etwa wegen eines fehlenden Pflichtfelds, bricht Odoo nicht den gesamten Import ab, sondern zeigt genau an, welche Zeilen betroffen sind, während der Rest normal importiert wird.

Was das für die eigene Praxis bedeutet

Für Händler mit überschaubarem, seltenem Importbedarf ist die JTL-Ameise nach wie vor ein völlig ausreichendes und bewährtes Werkzeug, gerade weil sie einfach zu verstehen ist und keine komplizierte Einrichtung braucht. Wer aber regelmäßig große Datenmengen bewegt, mehrere Lieferantenquellen automatisch einbinden möchte oder einfach keine Lust mehr hat, jede Woche händisch CSV-Dateien zu formatieren, findet in Odoo eine Lösung, die genau diesen wiederkehrenden Aufwand deutlich reduziert.

Bei eBakery sehen wir in der Praxis oft, dass der Schmerzpunkt nicht die einmalige Ersteinrichtung ist, sondern der laufende Betrieb – also die Frage, wie viel manuelle Arbeit ein Import-Workflow Monat für Monat verursacht. Ein Beispiel, das uns immer wieder begegnet: Ein Händler bezieht Ware von fünf oder sechs verschiedenen Lieferanten, jeder mit einem eigenen Format für seine Preislisten. In JTL bedeutet das in der Regel, jede Liste händisch in das passende Ameise-Format zu bringen, bevor überhaupt importiert werden kann. In Odoo lässt sich dieser Zwischenschritt über eine einmal eingerichtete Automatisierung erheblich verschlanken, weil das System die Zuordnung der Felder für wiederkehrende Quellen speichert und beim nächsten Import automatisch wieder anwendet.

Wer sich fragt, ob der eigene Importprozess noch zeitgemäß ist oder ob sich eine Automatisierung über Odoo lohnen würde, kann sich gerne bei uns melden. Wir kennen die Importwege beider Systeme aus zahlreichen Projekten und schauen uns gerne an, wo sich am meisten Zeit sparen lässt.