Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

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Warenwirtschaftssystem

Wer Produkte über einen Onlineshop oder in einem Laden verkaufen möchte, braucht früher oder später ein Warenwirtschaftssystem. Mit diesem organisieren Sie sämtliche Prozesse, die in Ihrem Handel stattfinden – von der online Bestellung über den Verkauf an der Ladentheke. Darüber hinaus bieten viele Warenwirtschaftssysteme auch Schnittstellen zum Onlineshop und unterstützen Sie bei der Inventur sowie dem Jahresabschluss.

Sie sind schon lange nicht mehr nur für große Handelsbetriebe und -ketten eine große Erleichterung: Auch kleine und mittelständische Unternehmen sparen mit Ihnen Zeit und arbeiten effizienter. Denn Sie behalten mit einem guten Warenwirtschaftssystem sämtliche Prozesse rund um den Einkauf und Verkauf im Blick – eine vollumfängliche Lagerverwaltung.

Unter Warenwirtschaftssystem, auch Warenwirtschaft (abgekürzt WaWi oder WWS) genannt, versteht man ein computergestütztes Verfahren zur Erfassung und zielorientierten Verarbeitung von Warenbestands- und Bewegungsdaten, das der Steuerung des Warenflusses dient.

Warenwirtschaftssystem Anforderungen

Wenn Sie in ein Warenwirtschaftssystem investieren möchten, sollten Sie darauf achten, dass es einige grundsätzliche Anforderungen erfüllt. Sonst wird aus einer Software, die Ihnen eigentlich Zeit ersparen soll, ein Hindernis im täglichen Geschäft.

Ein Warenwirtschaftssystem sollte folgende Anforderungen erfüllen:

Aktualität: Sämtliche Angaben über die Warenströme und Warenbestände müssen stets aktuell sein. Es ist immens wichtig, dass die Ein- und Ausgänge in Echtzeit angezeigt werden – nur so können Sie effizient und zuverlässig arbeiten.

► Verfügbarkeit: Die Daten aus dem System müssen für Sie zu jederzeit zugänglich sein. Wenn ein Kunde wissen möchte, ob ein Artikel verfügbar ist, sollten Sie stets eine verlässliche Antwort geben können.

► Genauigkeit: Alle Daten, die das System erhebt, müssen genau sein. Werden Wareneingänge und -ausgänge fehlerhaft verbucht, bringt das Ihre komplette Warenwirtschaft durcheinander und es kostet Sie viel Zeit, die Daten wieder in Ordnung zu bringen.

► Auswertbarkeit: Damit Sie aus den Daten des Systems hilfreiche Informationen und Erfahrungswerte ableiten können, sollten die Daten übersichtlich und strukturiert abgerufen werden können.

► Möglichkeit des Austausches: Im Idealfall sollten Sie Ihr Warenwirtschaftssystem einfach und kompliziert an Ihre anderen Systeme wie zum Beispiel die Buchhaltungssoftware anbinden können, um Daten auszutauschen. In Bezug auf den Jahresabschluss erspart Ihnen das eine Menge Ressourcen, die Sie an anderer Stelle nutzen können.

Sie sehen: Es gibt eine Menge zu beachten, wenn Sie ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen suchen. Hinzu kommt, dass es sowohl allgemeine als auch branchenspezifische Lösungen gibt. Letztere sind häufig an die speziellen Anforderungen einer Branche angepasst und bringen wichtige Schnittstellen mit sich.

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Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem bildet den Warenfluss in Ihrem Unternehmen von der Bestellung bis zum endgültigen Verkauf ab. Solche Systeme können sowohl für Onlineshops als auch für Ladenbetreiber hilfreich sein. Auch für Amazon und Ebay können sie zum Einsatz kommen.

Denn Sie erhalten stets einen aktuellen Überblick über sämtliche Lagerbewegungen. Dafür legen Sie Ihre Artikel einmal in dem System an und sehen dann, was mit ihnen geschieht. So wissen Sie immer, wo sich Ihre Artikel befinden und wie oft sie verkauft wurden. Sie erhalten wertvolle Daten, die Ihnen bei der optimalen Planung Ihrer Lagerbestände helfen.

Manche Warenwirtschaftssysteme bieten Ihnen darüber hinaus weitere Bestandteile, die Ihnen bei der Lagerverwaltung helfen, wie zum Beispiel:

► Kassenschnittstellen
► Zeiterfassung
► Finanzmanagement
► Datenaustausch über Schnittstellen
► Datenauswertung

Welches Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab. Es ist enorm wichtig, ein passendes System zu finden. Wenn Sie im Nachhinein feststellen, dass wichtige Funktionen fehlen oder bestimmte Tools für Ihren Einsatzzweck nicht geeignet sind, entfallen die größten Nutzen eines Warenwirtschaftssystems: Zeit- und Kostenersparnis.

Wie funktioniert das Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem basiert auf einer Datenbank. Stamm- und Bewegungsdaten werden von ihm übersichtlich und strukturiert verwaltet.

Die Stammdaten sind zum Beispiel die einzelnen Artikel, die Sie anbieten. Hinzu kommen die Daten von Kunden, Lieferanten, Interessenten, Mitarbeitern und vieles mehr. Die Bewegungsdaten sind z. B. Angebote, Aufträge, Rechnungen, Bestellungen usw.

Zu Beginn müssen Sie die relevanten Daten in das System eingeben oder importieren, dann kann es auch schon losgehen. Erhalten Sie eine Lieferung mit neuer Ware, wird dies in Ihrem Warenwirtschaftssystem festgehalten. Wird ein Artikel verkauft, können Sie in dem System nachschauen, wo er sich befindet und halten den Verkauf ebenfalls fest.

Ein solches System baut darauf auf, alle relevanten Daten stetig zu verwalten und immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie wissen immer, wie viel Produkte sich in Ihrem Lager befinden. So wirken Sie Lieferengpässen entgegen und können außerdem auswerten, welche Artikel am häufigsten verkauft werden, wann die Nachfrage besonders hoch ist und welche Stückzahl Sie für die Zukunft einplanen können.

Warenwirtschaftssysteme ermöglichen Ihnen strukturiertes Arbeiten: Langes Suchen, weil einzelne Artikel im Lager verschwunden und nicht mehr auffindbar sind, gehören damit der Vergangenheit an. Sie können Ihren Kunden eine schnelle und zuverlässige Lieferung bieten. Im Endeffekt arbeiten Sie seriöser, effizienter und schneller. Und das wird sich auch in Ihren Umsatzzahlen bemerkbar machen.

Warenwirtschaftssysteme: Auswahl, Anbieter und Einsatz

Führen Sie ein Warenwirtschaftssystem in Ihren Handel oder Onlineshop ein, gehen Sie einen großen Schritt in Richtung Erfolg. Wenn Sie ein passendes System für Ihr Unternehmen suchen, unterstützen wir Sie gerne dabei. Wir sind unabhängiger Partner der großen Hersteller und können so genau auf Ihren Bedarf eingehen. Mit mehr als zehn Jahren Erfahrung beraten wir Sie umfangreich und finden das Richtige für Sie. Vereinbaren Sie jetzt ein kostenlos Beratungsgespräch und erfahren, wie ein Warenwirtschaftssystem Sie unterstützen kann.

Ihr Ansprechpartner

Ali Oukassi

Ali Oukassi
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