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Serienbriefe mit JTL-Wawi und LibreOffice 4.0
Nicht jeder verfügt über Microsoft Office und so liegt es auf der Hand, das ganze auch mit LibreOffice Ihnen zu zeigen. Da gerade Weihnachten vor der Tür steht und viele zu Weihnachten Werbeaktionen starten, zeige ich dies hier an dem Beispiel der Firma Contoso GbR, die Ihre Adressdaten aus der Warenwirtschaft in eine csv-Datei exportiert und anschließend mit diesen exportierten Kundenadressen einen Serienbrief an alle Kunden erstellt. Als Warenwirtschaftssystem verwende ich in diesem Beispiel natürlich JTL-Wawi. Es funktioniert aber genauso mit jeder anderen Export-Datei.
Schritt 1: Erzeugen der csv-Datei
In JTL-Wawi starten Sie über den Menüpunkt JTL-Wawi die JTL-Ameise (Import/Export)
Klicken Sie anschließend auf Export und erweitern Sie unter “Export von” Kunden. Klicken Sie dann auf Kundendaten.
Belassen Sie die die Defaultwerte bei Exportdatei Format
Klicken Sie die zu exportierenden Felder unter Datenfelder mit einem Doppelklick an. Für den Serienbrief werden Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Firma, Firmenzusatz, Strasse, Adresszusatz, Zu Händen, PLZ, Ort und Land benötigt.
Klicken Sie anschließend auf Vorlage speichern. Im Fenster Exportvorlage speichern vergeben Sie einen Vorlagennamen und klicken auf “Neue Vorlage speichern“. Bestätigen Sie das Hinweisfenster mit OK.
Klicken Sie jetzt auf Export starten….
Im Fenster Exportvorgang klicken Sie nochmals auf Export starten. Wählen Sie einen Speicherort für die Exportdatei aus und klicken Sie anschließend auf speichern. Ist der Export erfolgreich beendet schließen Sie die JTL-Ameise.
Schritt 2: Erstellen des Serienbriefs
Die Briefvorlage habe ich hier schon mit LibreOffice Writer vorbereitet. Sie können die Datei hier herunterladen:
[wpdm_package id=’1955′]Speichern Sie die Datei ab und öffnen Sie diese mit einem Doppelklick. Sie können natürlich auch Ihre eigene Briefvorlage verwenden.
Im Menü unter Extras finden Sie in LibreOffice den Serienbrief-Assistenten.
Im Seriendruck Assistent Schritt 1 Ausgangsdokument wählen belassen Sie die default Einstellung “Aktuelles Dokument verwenden” und klicken auf Weiter.
In Schritt 2 Dokumententyp wählen klicken Sie ebenfalls auf Weiter um die default Einstellung Brief zu übernehmen.
In Schritt 3 Adressblock einfügen klicken Sie unter Adressblock einfügen auf Adressenliste auswählen…
Im Dialogfenster Empfängerliste auswählen klicken Sie auf den Button Hinzufügen und navigieren zur JTL-Wawi Kunden Exportdatei. Markieren diese mit der Maus und klicken dann auf Öffnen.
Im Dialogfenster Verbindungsangaben legen Sie als Feldtrenner das Zeichen Semikolon (;) fest und bestätigen die Eingabe mit einem Klick auf OK. Schließen Sie das Dialogfenster Empfängerliste auswählen mit einem Klick auf OK.
In Schritt 2 von Adressblock einfügen legen Sie das Layout für den Adressblock fest. Das Layout ändern Sie, indem Sie auf die Schaltfläche Mehr… klicken.
Im Dialogfenster Adressblock wählen können Sie jetzt den passenden Adressblock für Ihren Serienbrief auswählen. Diesen können Sie noch mit einem Klick auf die Schaltfläche Bearbeiten nach Ihren persönlichen Bedürfnissen verändern. Schließen Sie Ihre Eingaben jeweils mit OK ab.
In Schritt 3 des Dialogfensters Adressblock einfügen legen ordnen Sie die Felder Ihrer Exportdatei den Seriendruckfelder zu. In diesem Beispiel habe ich folgende Zuordnungen vorgenommen:
| Adresselement | Zuordnung zu Feld: |
|---|---|
| Anrede | Anrede |
| Vorname | Vorname |
| Name | Nachname |
| Firmenname | Firma |
| Adresszeile1 | Strasse |
| Adresszeile2 | Adresszusatz |
| Stadt | Ort |
| Postleitzahl | PLZ |
| Land | Land |
Schließen Sie das Dialogfenster Felder zuordnen mit einem Klick auf OK und kontrollieren Sie anschließend das Ergebnis. Mit einem Klick auf Weiter können Sie fortfahren.
In Schritt 4 des Seriendruck Assistenten können Sie die Briefanrede anpassen. Wählen Sie hier als Adresslistenwert für einen weiblichen Empfänger den Spaltentitel Anrede aus und gebend Sie als Feldinhalt Frau ein. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
Im Schritt 5 Layout anpassen geben wir als Abstand von Oben 3,20cm an und klicken auf Weiter.
Klicken sie in Schritt 6 Dokument vorbereiten auf die Schaltfläche Dokument bearbeiten um Ihren Text für das Kunden-Anschreiben einzugeben.
Wenn Sie einen Text hinzugefügt haben klicken Sie auf die Schaltfläche zurück zum Serienbrief-Assistenten.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Weiter.
In Schritt 7 haben sie nochmals die Möglichkeit, die individuellen Dokumente zu bearbeiten. Klicken Sie auf Weiter um die Serienbriefe zu Speichern und zu Drucken.
In Schritt 8 speichern, drucken, markieren Sie
- Ausgangsdokument speichern, um die Seriendruckvorlage zu speichern,
- Serienbriefdokument speichern, um die Serienbriefe einzeln oder in einer Datei zu speichern,
- Serienbriefdokument drucken, um die Serienbriefe an einem Drucker auszugeben,
- oder Serienbriefdokument als E-Mail versenden.
Danach können Sie den Assistenten mit einem Klick auf Fertigstellen verlassen. Ich hoffe ich konnte Ihnen Helfen,
Ihr Michael Schäfer
Haben Sie Fragen oder brauchen ein individuelles Angebot? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
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