Shopware ERP System

So automatisierst du deinen Onlineshop

Du suchst ein leistungsstarkes Shopware ERP-System, um Lager, Bestellungen und Buchhaltung zentral zu verwalten? In diesem Video zeigen wir dir, wie eine ERP-Integration mit Shopware deine Abläufe automatisiert, Kosten senkt und dein Wachstum fördert. Erfahre alles über Funktionen, Vorteile und die besten ERP-Anbieter für Shopware!

Inhaltsverzeichnis
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Wie du deinen Shopware 6 Shop automatisierst

Das Shopsystem deiner Wahl lautet „Shopware 6“, doch du würdest deine aktuellen Prozesse gerne vereinfachen, wenn nicht sogar automatisieren? Wenn du dich darin wiedererkennst, dann bist du hier genau richtig. In dieser Folge wollen wir nämlich Möglichkeiten aufzeigen, wie du deine Lager- und Versandprozesse vereinfachst, deine Bestände, Kunden- und Buchhaltungsdaten zentral verwaltest und damit überhaupt erst die Chance besteht dein Business zu skalieren. Möglich macht das nämlich ein ERP System. Welche Optionen es für Shopware gibt, wie es funktioniert und welche Vorteile es bringt, das erfährst du in dieser Folge. Doch warum solltest du überhaupt auf uns hören? – Wir sind eBakery, eine ganzheitliche eCommerce und Onlinemarketing Agentur, als auch Shopware Agentur. Wir unterstützen Onlinehändler bereits seit über 15 Jahren und nehmen uns auch gerne deiner Herausforderung an. Solltest du also Hilfe bei der Erstreinrichtung oder der Optimierung deines Shops benötigen, vereinbare gerne direkt einen Termin.

Warum ist ein ERP System erforderlich?

Shopware ERP System Skalieren

Doch warum kommst du früher oder später nicht um ein ERP-System drum herum?
Shopware bietet zwar bereits mit der Community Edition ausreichend Funktionen, um einen Onlineshop erfolgreich betreiben zu können, doch mit wachsendem Bestellaufkommen, werden manuelle Prozesse zur Bestellbearbeitung und Artikelpflege zunehmend aufwändiger, aber vor allem ab einem gewissen Punkt unwirtschaftlich. Zudem wir die Fehleranfälligkeit größer, je höher euer Bestellvolumen wird. Ein eCommerce ERP System hilft euch dabei den Einkauf, sowie Verkauf, als auch die Verwaltung sämtliche Lager- und Artikelstammdaten zentral zu verwalten und zu steuern. Viele Prozesse laufen dabei teil- oder sogar vollautomatisiert ab.

Shopware ERP System Aufgaben

Ein Beispiel dafür wäre der Abgleich von Beständen. Ihr könnt Intervalle festlegen, wie oft diese synchronisiert werden sollen. Damit habt ihr zu jeder Zeit aktuelle Bestände, selbst wenn ihr auf mehreren Plattformen wie eBay und Amazon zusätzlich zum eigenen Onlineshop verkauft oder sogar mehrere Läger betreibt. Und das alles zentral in einem System. Weitere Aufgaben, die ein ERP-System übernehmen kann, haben wir einmal in 5 Kategorien gegliedert, die wir hier sehen können.

Lagerverwaltung

Shopware WMS

Mithilfe von digitalen Lagerverwaltungssystemen, im englischen auch Warehousemanagementsystem oder kurz WMS genannt, kann nicht nur geprüft werden welcher Artikel in welcher Stückzahl vorhanden ist, sondern auch bspw. wo im Lager er sich befindet. Das macht u.a. den Kommisionierungsprozess wesentlich einfacher, schneller und damit effizienter. Zudem legt eine digitale Bestandsführung den Grundstein für eine kontinuierliche Inventur, da alle Warenein- und ausgänge permanent erfasst

Ver- und Einkauf

Im Bereich Verkauf unterstützt das ERP System durch eine automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung. Doch auch im Einkauf unterstützt euch die Software. Lieferanten und die jeweiligen Einkaufspreise sind hinterlegt, für die  Mindest- und Sollbestände definiert werden können. Das heißt ist ein bestimmter Bestand erreicht oder unterschritten, gibt euch das ERP System automatisiert Bestellvorschläge.

Logistik

Shopware Logistik

Durch wegoptimierte Pick&Pack Prozesse, können sogar logistische Vereinfachungen umgesetzt werden. Die gängigsten ERP Systeme sind kompatibel mit so genannten MDE Geräten, was den Kommisinierungsprozess enorm vereinfacht.

Finanzen

Und auch im Finanzbereich eures Unternehmens sorgt ein eCommerce ERP System für Ordnung. Leistungsfähige Systeme unterstützen hier, indem z.B. Buchungen auf dem Bankkonto automatisch ausgelesen und zugewiesen oder überfällige Rechnungen angemahnt werden. Doch woher wisst ihr denn nun, wann ein ERP System für euren Shopware Shop notwendig wird.

Wann wird ein Shopware ERP System benötigt?

Hierfür gibt es 6 Merkmale, anhand derer du feststellen kannst, dass es Zeit wird ein ERP-System in dein Unternehmen zu integrieren.

Grund 1: Bestellvolumen wächst

Dein Bestellvolumen wächst stark an.
Irgendwann wirst du an den Punkt kommen, an dem die manuelle Abwicklung deines Bestellvolumens keinen Sinn mehr macht.
Es nimmt zu viel Zeit in Anspruch und ist zudem fehleranfällig. Ein ERP-System automatisiert Prozesse, wie die Rechnungserstellung, den Abgleich von Beständen oder das Rausschicken von E-Mails für bspw. Tracking-Daten.

Grund 2: Unübersichtlicher Lagerbestand

Chaotisches Lager

Dein Lagerbestand wird unübersichtlich.
Verkaufst du bspw. nur in deinem Shopware Shop, hast aber mehrere Läger, kann auch das zum Problem werden.
Ein ERP-System mit integrierter Lagerverwaltung hilft dir hier den Überblick zu behalten

Grund 3: Multichannel-Handel

Shopware Multichannel

Du verkaufst auf mehreren Plattformen. Diesen Punkt hatten wir bereits erörtert. Verkaufst du auf eBay, Etsy, Amazon oder ähnlichen Marktplätzen, solltest du die Verwendung eines ERP-Systems in Betracht ziehen.

Grund 4: Die Buchhaltung

Shopware ERP System Buchhaltung

Die Buchhaltung wächst dir über den Kopf.
Spare dir Zeit und Nerven und lass die Rechnungs- und Gutschriftenerstellung, sowie die Steuerabrechnungen automatisiert übernehmen.

Grund 5: Anwachsende Kundenkartei

Kundenkartei wächst an

Je größer dein Bestellvolumen wird, desto größer wird auch deine Kundenkartei. Ein modernes ERP-System enthält entweder von Hause aus ein integriertes CRM-System oder bietet es als Zusatzmodul an. Innerhalb dieses Systems lassen sich Kundenhistorien, Retouren und Support-Anfragen verwalten. Das hilft dir zum einen einen besseren Kundenservice zu bietet, kann allerdings auch Grundlage für so manche Marketing-Kampagnen sein.

Grund 6: Skalieren

Du weißt von Anfang an, dass du dein Business skalieren möchtest.
Je früher du ein ERP-System in dein Unternehmen integrierst, desto einfacher. Zu wachsen, bedeutet vor allem Prozesse zu automatisieren und organisatorisch immer die Kontrolle zu behalten. Hier wirst du früher oder später nicht um ein ERP-System drum rum kommen.

Welche Shopware ERP Systeme gibt es?

Wenn du dich in einem dieser 6 Punkte wiedererkennst, dann solltest du vor allem jetzt gut aufpassen. Denn wir stellen uns nun die Frage: Welche ERP-Systeme kommen für dich als Shopware Shop Betreiber in Frage. In dieser Tabelle sehen wir diesmal 4 Optionen. JTL-Wawi, Xentral, VARIO und das Shopware ERP System Pickware. Übrigens sind wir bereits zuvor speziell auf Pickware in einem Video eingegangen. Dieses haben wir hier verlinkt. Doch wo liegen nun die Unterschiede?

Shopware ERP System Vergleich

Shopware ERP System Vergleich

U.a. in der Form der Integration. JTL hat einen eigenen Connector der Shopware 6 und JTL-Wawi miteinander verbindet. Ähnlich funktioniert das mit Xentral und VARIO per API bzw. Plugin. Pickware hingegen ist direkt in Shopware integriert und wurde auch speziell darauf ausgerichtet. Das führt allerdings schon zur ersten Einschränkung. Gängige Onlinemarktplätze wie Amazon und eBay werden sowohl von JTL-Wawi, Xentral, als auch VARIO abgedeckt. Pickware ist speziell nur für Shopware als auch Shopify Shops entwickelt. Marktplatzdaten lassen sich damit also nicht verwalten. Dafür bieten alle 4 Systeme aber Lösungen für ein Lagerverwaltungssystem an, als auch Finanzbuchhaltungs-Optionen. Für letzteres gibt es bei JTL einige Drittanbieterlösungen. Die Automatisierungsmöglichkeiten hingegen sind bei Pickware eingeschränkter als bei der Konkurrenz. Diese werden bspw in JTL-Wawi über Workflows gelöst und können umfangreich ausgebaut werden. Stellt sich nun also die Frage: Für wen eignet sich was und wie viel kostet das?

Welches ERP System passt zu dir?

Verkaufst du lediglich in deinem Onlineshop, könnte Pickware durchaus eine ideale Lösung für dich sein. Verkaufst du jedoch zusätzlich noch auf anderen Plattformen, gibt es hier keine Möglichkeit die Daten zu Matchen. Stehst du noch am Anfang und verfügst eher über geringeres Budget könnte JTL-Wawi eine Lösung für dich sein. Dieses ERP-System kann erst einmal bis zu 500 Bestellungen kostenlos genutzt werden. Auch die beiden anderen Systeme können zumindest erst einmal kostenlos getestet werden. Xentral beginnt dann monatlich ab 239€. VARIO kann bis zu 1000 Belege pro Jahr ebenfalls kostenlos in der Free Version genutzt werden, richtet sich aber insgesamt eher an mittelständische bis große Unternehmen.

Pickware ERP

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Da Pickware speziell für Shopware entwickelt wurde, gehen wir an der Stelle noch etwas tiefer auf dieses Shopware ERP System ein. 

Was ist Pickware?

Pickware ist ein im hessischen Darmstadt ansässiges Softwareentwicklungsunternehmen, das sich auf die Shopsysteme Shopware 5 und  Shopware 6 spezialisiert hat. Bisher gibt es die Universal ERP Starter Lösung, mit der zentrale Warenwirtschaftsfunktionen wie Lagerverwaltung, Picklisten und eine Menge mehr möglich ist. Ergänzt wird das Ganze durch das Shopware Kassensystem Pickware POS mit dem es dann möglich wird auch im Offline-Handel, also bspw. Im Ladengeschäft oder auf Messen zu verkaufen und das iPad als Kasse zu verwenden. Somit siehst du alle Online- als auch Offline Aktivitäten in einem System und nutzt so zu sagen das volle Omnichannel Potenzial.

Shopware ERP Pickware Installation

Shopware ERP Pickware Installation

Die Installation ist super einfach. Sobald du dich im Bereich “Meine Erweiterungen” mit deinem Shopware Account angemeldet hast, kannst du die Pickware ERP Starter App herunterladen, welche sich dann nahtlos in deinen Shop eingliedert. Das wird bspw. deutlich wenn wir einfach mal in ein Produkt reingehen, auf den Reiter “Bestand” klicken und uns diese neue Feld anschauen. Hier kann nun geschaut werden auf welchem Lagerplatz sich das Produkt befindet, bzw. Wenn ihre mehrere Läger euer eigen nennt, in welchem Lager dieses sich überhaupt erstmal befindet.

Lagerplätze verwalten mithilfe der Pickware Lagerhaltung

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Ein neues Lager kann dann bspw. In diesem neuen Bereich namens “Lagerhaltung” in der Unterkategorie “Lager und Lagerplätze” angelegt werden. Dazu müsst Ihr nur ein Kürzel und den Namen des Lagers, so wie die Firmendaten eintragen und schon könnt ihr dann im Anschluss für dieses Lager Lagerplätze anlegen. Habt ihr dem Lagerplatz ein Produkt hinzugefügt, dann wird es auch innerhalb der Bestandsübersicht für den Platz aufgelistet. Ihr habt für den gesamten Bestand aber auch eine eigen Unterkategorie, mit der Ihr dann eine gesamte Bestandsübersicht erhaltet. Auch hier gilt wieder, solltet ihr mehrere Läger verwenden, kann nach diesen auch einzeln gefiltert werden. So behaltet Ihr, aber vor allem auch eure Mitarbeiter immer den Überblick, was sich dann wiederum indirekt auch auf die Zufriedenheit des Kunden auswirkt, wenn dieser auch wirklich die Ware bekommt die er bestellt hat. Dass ein koordinierter Abwicklungsprozess auf beiden Seiten Zeit spart, das liegt denke ich auf der Hand.

Pickware Lager anlegen

Voraussetzungen

Wenn ihr bereits Shopware Professional, bzw. Professional Plus nutzt, ist Pickware kostenlos enthalten. Pickware unterstützt die chaotische Lagerhaltung, durch die ihr euer Lager optimal nutzen könnt. Lasst Pickware entscheiden, wo die Artikel verstaut werden sollen und verwaltet alle Artikel aus einer Oberfläche heraus.
Das Backend von Shopware ist immer euer Anlaufpunkt, egal was ihr mit euren Artikeln tun möchtet. Ihr legt sie an, bearbeiten sie, habt immer einen aktuellen Stand und seht alle Bestellungen. Die Bestellungen, die direkt im Shop vorgenommen wurden, die über Marktplätze wie Amazon oder eBay getätigt wurden oder Verkäufe in eurem Ladengeschäft durch die Anbindung von Shopware POS. Pickware besteht aus drei Modulen:

  • Shopware ERP powered by Pickware
  • Shopware WMS powered by Pickware
  • Shopware POS powered by Pickware

Lagerverwaltung mit dem Shopware ERP System Pickware

Das Shopware ERP-Modul hilft euch bei eurer Lagerverwaltung. Ihr integriert damit die Bereiche Lager, Einkauf, Retouren & Stornos uvm. Shopware ERP erstellt für euch Picklisten anhand der Bestellungen, automatisiert Rechnungserstellung und -versand und nimmt Ihnen so viel Arbeit ab, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Ihr könnt Pickware auch modular erweitern und an eure Bedürfnisse anpassen. Euch stehen Module für Mahnwesen oder Bankabgleich zur Verfügung, um eure Bestellungen direkt mit eurem Konto abzugleichen. Auch eine DATEV-Schnittstelle ist vorhanden, um die Umsatzdaten einfach an euren Steuerberater zu übergeben. Natürlich können Sie auch alle gängigen Versanddienstleister an Pickware anbinden, damit eine kommissionierte Bestellung direkt mit einem Versandlabel bedruckt werden kann.

Shopware WMS

Shopware WMS powered by Pickware unterstützt euch weiter bei eurer Lagerhaltung. So könnt ihr mit mobilen Barcodescannern arbeiten, um den Pickvorgang zu beschleunigen und Fehler zu vermindern. Im Pickware-Shop finden ihr Barcode-Scannerhüllen für gängige iOS-Geräte. Sie werden über das iPhone gezogen und erweitern damit das Smartphone um die praktische Scanfunktion. Zusätzlich wird das Smartphone vor Stößen geschützt.  Die Apps ladet ihr einfach aus dem Apple App Store – eine für den Versand, eine für die Lagerhaltung.

Shopware WMS powered by Pickware

Die App für den Versand vereinfacht Kommissionierung und Versand. Shopware WMS macht Papier-Picklisten obsolet, Ihr könnt alles über die App steuern. Sobald die Bestellung fertig kommissioniert ist, druckt Pickware automatisch alle benötigen Dokumente wie Rechnung, Lieferschein, Versandetikett und andere individuelle Dokumente. Die App für die Lagerhaltung unterstützt euch weiter bei allen Vorgängen, die mit einer Bestandsveränderung zu tun haben, bei der Inventur oder Behandlung von Retouren. Ihr arbeitet direkt mit der Shopware-ERP-Datenbank zusammen. So habt ihr immer einen aktuellen Datenstand ohne Inkonsistenzen oder Plugins, die veralten können.

Lager anlegen leicht gemacht

In diesem Teil wollen wir uns näher anschauen, wie man ein Lager anlegt, wie sich das auf den Bestand auswirken kann und was es dabei zu beachten gilt. Deshalb begeben wir uns einmal direkt ins Backend. Wie wir bereits wissen, integriert sich die Pickware ERP Erweiterung nahtlos in euren Shopware Shop und erweitert somit auch unser Menü um zwei Kategorien. Für uns relevant ist die Lagerhaltung. Hier gehen wir auf das Untermenü “Lager und Lagerplätze”. Die Stammleser werden diese Ansicht bereits kennen, wir wollen aber nochmal im Detail darauf eingehen. Wir sehen drei verschiedene Läger. Ein Lager davon kann immer nur das Standardlager sein. In unserem Fall also unser Hauptlager. Die nächstkleinere Einheit sind dann die Lagerplätze. Ihr könnt einsehen welche Produkte auf welchem Lagerplatz liegt, indem Ihr in die Detailansicht rein geht. Auf dem Lagerplatz A-01-001 befinden sich zwei Produkte mit einem Bestand von 91 und 105. Geht Ihr wiederum in die Produktdetailansicht, könnt Ihr den Gesamtbestand einsehen und somit erschließen welcher Anteil davon sich im Hauptlager befindet. Darüberhinaus wird der reservierte Bestand, der sich aus den Bestellungen ergibt ersichtlich. Weiter unten seht Ihr dann eine genauere Ansicht wie viel wovon sich wo befindet. Die dritte Übersicht bezieht sich auf den Warenwert, deswegen auch “bewerteter Warenbestand”. Somit wisst Ihr wie euer Gesamtwarenwert pro Lager ist oder aber der Gesamtwarenwert einzelner Produkte.

Pickware Hauptlager auswählen

Pickware Lagerhaltung - Die Zusammenfassung

Wir wollen nun einmal den Prozess durchlaufen, was zu tun ist, wenn man ein neues Produkt nun einem neuen Lager zuordnen möchte. Dazu erstellen wir hier mit dem blauen Button ein neues Lager. Essenziell sind hierfür der Name und das Kürzel, der Rest ist optional. Damit unser Produkt gleich nicht irgendwo liegt, sondern einem Lagerplatz zugeordnet wird, erstellen wir einen neuen. Nun legen wir auf die schnell ein neues Produkt an. obligatorische Felder sind hier der Titel, der Steuersatz, der Preis und der Bestand. Den Bestand setzen wir hier einmal auf 0, warum seht ihr gleich. Speichert ihr ab, werden euch auch diese Reiter angezeigt. Wir gehen auf den Bestand und müssen diesen nun zuordnen. Erst einmal befindet sich unser gesamter Bestand im Testlager, also müssen wir eine Anpassung vornehmen. Wir wollen Ware einlagern, im Testlager, auf unserem ersten Lagerplatz und zwar den gesamten Bestand von 133. Diese sind nun auch im Testlager ersichtlich. Würden wir nun wieder in die Unterkategorie “Lager- und Lagerplätze” gehen und uns in die Detailansicht unseres Testlagers begeben, sehen wir dass die Produkte dem richtigen Lagerplatz zugeordnet wurden.

Mehr Kontrolle bei eurer Pickware Lagerhaltung

Des Weiteren wirken sich die Analysetools bei Pickware sehr positiv auf eure täglichen Routinen aus und überlassen euch komplette Kontrolle über die Zahlen. Themen wie der Rohertrag, die Abverkaufsqoute oder die Umsatzauswertung bereiten euch keinerlei Kummer mehr. Am Ende des Jahres könnt ihr problemlos eine Lagerbestandsbewertung erstellen und frei über den Stichtag verfügen. Der Einkauf wird euch dank Pickware extrem vereinfacht. Ihr könnt jederzeit sehen, was ihr nachbestellen müsst und erhaltet Warnungen wenn Produkte unter dem Meldebestand liegen. Alle Bestellungen werden maximal übersichtlich in der Administration gespeichert und euch entgeht nichts.

In Shopware Lagerplatz anlegen

Shopware ERP Pickware ermöglicht auch Einkaufsverwaltung

Doch nicht nur die Ausgangs-, sondern auch Eingangsprozesse können koordiniert werden. So gibt es auch für den Einkauf einen eigenen Tab. Hier werden Lieferanten selbst, sowie die Bedarfsplanung, Einkaufsliste und Bestellungen in jeweilige Kategorien gegliedert. Ein weiteres Highlight, das wir bereits angesprochen hatten, sind die Picklisten. Dazu gehen wir mal in die Bestellungen rein, nehmen uns eine X-Beliebige vor, scrollen runter bis zu den Belegen und erstellen ein neues Dokument. Dann sehen wir, dass nun hier die Picklisten gibt. Wir können dafür ein Datum auswählen, so wie das Lager in dem gepickt werden soll und ggf. ein Kommentar für den Mitarbeiter hinterlassen. Die Pickliste würde dann so aussehen. Wir sehen sowohl den Sales Channel, als auch die Kundendaten, als auch die Versandadresse, aber vor allem die Produkte inklusive Lagerplatz. Und am Ende unseren Kommentar.

Automatisierte Bestellvorgänge und Arbeitshilfen

Ein weiteres beliebtes Feature von Pickware sind die automatischen Bestellvorschläge, mit denen ihr ganz einfach Nachbestellungen für Produkte erzeugen könnt, die euch dank automatisierter Vorschläge für Lieferantenauswahl und Bestellmenge geliefert werden. Auch der Retourenprozess erlangt durch Pickware eine ganz klare Struktur: Ihr habt alle Retouren auf einem Blick und die Erstattung von Versandkosten und anderen Kostenpunkten wird extrem vereinfacht. Mit Pickware lassen sich Packfehler minimieren und Versandwege verkürzen: Bei jeder Bestellung könnt ihr eine Pickliste erzeugen, in der alle Produkte nach Lagerplatz geordnet werden. Diese und viele weitere Automatisierungen sind der Grund, warum sich Pickware einer immer größeren Beliebtheit in der E-Commerce Gemeinde erfreut.

Pickliste anlegen in Shopware

Shopware ERP System - Zusammenfassung

Unterm Strich kann man also sagen, dass jedes System seine eigenen Stärken und Schwächen hat. Pickware ist ideal für Unternehmen, die ausschließlich mit Shopware arbeiten, während JTL-Wawi eine kostenfreie, aber leistungsstarke Lösung für den Handel bietet. Xentral eignet sich besonders für wachstumsorientierte Unternehmen, die eine flexible Cloud-Lösung suchen, und Vario ist eine umfangreiche, anpassbare ERP-Software für größere Unternehmen.

Shopware Agentur

Da jedoch die Entscheidung für ein ERP System nicht übers Knie gebrochen werden sollte, lasst euch diesbezüglich vorab beraten.
Wir von eBakery haben den Vorteil, dass wir bereits mit allen thematisierten Systemen gearbeitet haben und daher die genauen Vor- und Nachteile kennen. Daher können wir dich für deinen speziellen Case beraten, welches System zu dir passt.

Das wohl bekannteste Shopware ERP System ist Pickware, da dieses speziell für das Shopsystem entwickelt wurde. Neben diesem existieren noch andere ERP Lösungen, wie: JTL-Wawi, Xentral oder VARIO. 

„ERP“ steht für Enterprise Resource Planning und beschreibt damit ein System, das euch als Onlinehändler dabei hilft Geschäftsprozesse wie Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung zu optimieren.
Speziell für Shopware gibt es ERP Systeme, die entweder direkt in Shopware integriert sind oder aber durch Connectoren an Shopware angebunden werden.  

Zu den Vorteilen gehören die Automatisierung von Geschäftsprozessen, Echtzeit-Datenupdates, eine bessere Lagerverwaltung, eine verbesserte Kundenbetreuung und vieles Weitere. Ab einem gewissen Bestellaufkommen wird ein ERP System unverzichtbar. Da es nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch Fehleranfälligkeiten minimiert. Zudem wird die manuelle Prozessabwicklung ab einer gewissen Unternehmensgröße unwirtschaftlich. 

Ja, viele Shopware ERP-Lösungen unterstützen den Multichannel-Handel und ermöglichen eine nahtlose Verwaltung von Bestellungen und Lagerbeständen über verschiedene Verkaufsplattformen hinweg.

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