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Shopify und DATEV
In diesem Shopify DATEV Beitrag stellen wir als Shopify Agentur unsere Top 3 Buchhaltungs-Tools für Shopify vor. Mit diesen exportierst du deine Bestelldaten automatisiert und übersichtlich aus Shopify im DATEV-Format direkt zu deinem Steuerberater.
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Shopify DATEV Export - Unsere Top 3 Lösungen
Die Buchhaltung ist ein notwendiges Übel eines jeden Onlinehändlers. Deshalb sollte diese so einfach, effizient und zeitsparend wie möglich angelegt sein. Und nein, darunter verstehen wir keine tausend Excel Listen. Welche 3 Lösungen stattdessen für alle Shopify Händler in Frage kämen, das beantworten wir euch jetzt.
Shopify DATEV Export - Die Herausforderung
Fangen wir doch einfach mal an mit der Herausforderung.
Als Onlinehändler mit über 100 Bestellungen pro Monat kommst du irgendwann nicht drum rum, mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten. Die erste Frage ist, wie bekommst du deine Daten nun aus Shopify in einem DATEV-konformen Format zum Steuerberater?
Dieser hat dann vermutlich an der ein oder anderen Stelle Rückfragen. Nun macht es sich bezahlt, seine Buchhaltung so übersichtlich wie möglich aufzubauen, damit man nicht ewig lange suchen muss oder bestimmte Zusammenhänge gar nicht erst mehr nachvollziehen kann. Das heißt, Frage Nummer 2 wäre dann: Wie automatisierst du den Datentransfer?
Unsere Top 3 Shopify DATEV Tools
Zusammengefasst heißt das, dass wir benötigen eine Software, die alle Buchungen inklusive Refunds und Discounts aus deinem Shopify Shop automatisiert in einem DATEV-Format zu deinem Steuerberater transferiert. Welche das können, schauen wir uns nun mal an.
sevDesk
sevDesk ist unsere erste Buchhaltungs-Shopify-Software. Diese erstellt dir automatisiert Rechnungen und Gutschriften, veranschaulicht alle Belege in der Bestellansicht, hat eine integrierte USt-ID Erkennung und kann sogar mobil genutzt werden. Die Anbindung ist vollkommen unspektakulär. Der erste Schritt ist die Installation der Software im Shopify App Store, anschließend muss euer sevDesk Konto mit der App in eurem Shop verbunden werden. Diese Verbindung wird mit dem so genannten API-Key hergestellt. Den wiederum finden wir in unserem sevDesk Backend unter Einstellungen und Benutzer. Klickt ihr nun auf den gewünschten Benutzer, wird euch in einem neuen Fenster der API-Token angezeigt. Kopiert diesen und fügt ihn in eurem Shopify Shop ein. Damit wurde eine Verbindung hergestellt und ihr könnt sevDesk verwenden.
sevDesk Kosten
Doch was kostet mich das denn nun am Ende als Onlinehändler?
Erst einmal gar nichts. Die Installation ist kostenlos und auch die Verwendung der Standardfeatures, wie die automatisierte Rechnungs- & Gutschriftenverwaltung, die Zahlungssynchronisation und die USt-ID Erkennung.
Für die Bestell- und Belegübersicht, den E-Mail Rechnungsversand und die hier aufgeführten weiteren Funktionen braucht es den Basic Plan für 9$ monatlich. Rechnungs- & Gutschriften-Tags zur besseren Auffindbarkeit, sowie die Möglichkeit, Rechnungslinks in Benachrichtigungen einzubetten, sind dann erst ab dem Standard Plan für 19$ monatlich. sevDesk selbst gibt es ebenfalls in 3 Plänen und kostet zwischen aktuell 11,90 – 34,90€.
Billbee
Unsere Option Nummer 2 wäre hingegen Billbee.
Wie ihr Shopify mit Billbee verbindet und was die Vorteile sind, erfahrt ihr in folgendem Detailvideo.
Auch Billbee kann jegliche Bestelldaten im DATEV-Format exportieren und das, wenn gewünscht, ebenfalls automatisiert.
Ein Beispielszenario führt Billbee selbst auf ihrer Website auf. Statt am Monatsende alle Bestelldaten mühsam für den Steuerberater zusammenzusuchen und per Mail zu verschicken, bietet Billbee die Möglichkeit, diesen Export inkl. Datenversand an das Steuerbüro automatisiert durchzuführen. Dafür muss man innerhalb von Billbee lediglich eine Regel anlegen, in der ein zeitgesteuerter Workflow bspw. am ersten Tag jedes Monats die hier zu sehende Aktion durchführt. Also den Export erstellt und an die E-Mail des Steuerbüros versendet. Das ist aber nur ein Bereich, in dem Billbee unterstützen kann. Hier seht ihr, in welchen Bereichen der Auftragsabwicklung, Artikelverwaltung, Automatisierung und Weiterem Billbee noch unterstützen kann. Doch was kostet den Onlinehändler das am Ende?
Das hängt schlichtweg von deinem Auftragsvolumen ab. Stelle auf der Website von Billbee dein monatliches Volumen ein und errechne damit deinen individuellen Preis.
Pathway Solutions
Doch kommen wir zu unserer dritten Lösung, die von vielen unserer Kunden gerne genutzt wird. Die Rede ist von „Pathway Solutions“. Doch was macht diesen Anbieter so besonders?
Letztendlich bietet Pathway Solutions genau das, was auch sevDesk und Billbee bieten, jedoch ist die Aufbereitung der Buchungsstapel oftmals übersichtlicher, sodass sich Bestellungsdaten und Rechnungsdaten inkl. verwendeter Zahlungsdaten ganz einfach zusammenführen lassen. Der Buchhaltung bzw dem Steuerberater erspart das am Ende einiges an Zeit erspart und euch letztendlich damit Geld einspart. Dabei ist Pathway mit den gängigsten Zahlungsanbietern kompatibel. Doch das Praktische ist, dass ihr Buchhaltungsexport Pro 14 Tage lang kostenlos testen könnt und euch damit selbst überzeugen könnt. Anschließend stehen euch 4 Pläne zur Verfügung, die sich ebenfalls je nach der Anzahl eurer monatlichen Bestellungen richten. Bis 250 Bestellungen bezahlt ihr 33$, bis 2.500 Bestellungen dann 130$.
Shopify DATEV Zusammenfassung
Damit stehen euch 3 praktikable Lösungen zur Verfügung, um eure Buchhaltung zu vereinfachen, die Arbeitszeit eures Steuerberaters zu reduzieren und euch die Möglichkeit zu geben, euch auf euer Kerngeschäft zu fokussieren. Sollte es noch Fragen dazu geben, hinterlasst uns diese gerne in den Kommentaren. Um alle weiteren Belange kümmern wir uns als Shopify Experte gerne. Vereinbart dazu direkt hier einen Termin.
Jain — eine direkte Verbindung gibt es nicht. Shopify kann aber durch Drittanbieter-Software und Schnittstellen-Tools DATEV Exporte durchführen. Drei Tools, die das umsetzen, sind sevDesk, Billbee und “Buchhaltungsexport Pro > DATEV” von Pathway Solutions.
Das hängt von der Anzahl eurer Bestellungen ab.
In der Regel bezahlt man aber zwischen 9 – 130$ im Monat.
Das DATEV-Format wurde von der DATEV eG für den Austausch von Steuer- und Buchhaltungsdaten entwickelt. Die DATEV-Software und Unternehmen können Finanzdaten wie Buchungen, Kontobewegungen oder Lohnabrechnungen strukturiert austauschen. In CSV oder XML wird das Format oft genutzt, um sicherzustellen, dass sämtliche Daten den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Werkzeuge wie sevDesk, Billbee und Pathway Solutions sind nützlich, um die Gebühren für Zahlungen von Drittanbietern wie PayPal oder Stripe in der Buchhaltung einzubeziehen. Billbee integriert sich mit Shopify, um Transaktionen und Gebühren direkt zu synchronisieren, während sevDesk die Zahlungsgebühren automatisch auf die entsprechenden Buchungen zuordnen und verbuchen kann. Pathway Solutions stellt eine DATEV-konforme Zahlungsgebührenaufbereitungslösung zur Verfügung, die leicht in die Buchhaltungssoftware integriert werden kann.
Shopify stellt die Bestelldaten nicht direkt in einem vollständigen DATEV-Format für den Steuerberater bereit. Dafür können spezielle Buchhaltungs-Tools und Schnittstellen eingesetzt werden. Diese übertragen relevante Bestell- und Buchungsdaten aus Shopify in ein DATEV-kompatibles Format, sodass sie anschließend an den Steuerberater übergeben werden können.
Bei einer größeren Anzahl an Bestellungen kann die manuelle Aufbereitung schnell unübersichtlich werden. Eine automatisierte Shopify-DATEV-Lösung kann Bestelldaten regelmäßig erfassen und für den Buchhaltungsexport aufbereiten. Dadurch entfällt ein großer Teil der manuellen Übertragung und der Steuerberater erhält die benötigten Daten strukturierter.
Rechnungen und Gutschriften können über geeignete Buchhaltungssoftware beziehungsweise Schnittstellen aus Shopify übernommen und in ein DATEV-kompatibles Format gebracht werden. Welche Daten genau exportiert werden, hängt von der eingesetzten Lösung und deren Konfiguration ab. Wichtig ist, dass die Übergabe auf die Anforderungen der eigenen Buchhaltung und des Steuerberaters abgestimmt wird.
Bei einem automatisierten DATEV-Export sollten nicht nur normale Bestellungen, sondern auch Rückerstattungen und Rabatte berücksichtigt werden. Entsprechende Shopify-Buchhaltungslösungen können diese Vorgänge mit erfassen und für die weitere Buchhaltung aufbereiten. So müssen solche Transaktionen nicht jedes Mal separat aus Shopify herausgesucht und manuell verarbeitet werden.
Eine direkte Shopify-zu-DATEV-Verbindung besteht nicht in dem Sinne, dass Shopify selbst sämtliche Buchhaltungsdaten unmittelbar an DATEV übergibt. Für den Datenaustausch werden Drittanbieter-Software oder spezialisierte Schnittstellen eingesetzt. eBakery nennt unter anderem sevDesk, Billbee und den Buchhaltungsexport Pro von Pathway Solutions als mögliche Lösungen für einen DATEV-Export aus Shopify.
Bei Onlinezahlungen müssen neben den Umsätzen auch Zahlungsgebühren korrekt in der Buchhaltung berücksichtigt werden. Geeignete Shopify-Buchhaltungslösungen können Transaktions- und Gebührendaten von Zahlungsanbietern synchronisieren beziehungsweise für den DATEV-Export aufbereiten. Welche Zuordnung verwendet wird, sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
Je nach Anforderungen kommen unterschiedliche Lösungen infrage. Auf der eBakery-Seite werden insbesondere sevDesk, Billbee und Pathway Solutions als Möglichkeiten für den automatisierten DATEV-Export genannt. Die passende Lösung hängt unter anderem vom Bestellvolumen, den benötigten Buchhaltungsfunktionen und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab.
Statt die Daten am Monatsende manuell zusammenzustellen, kann der Export bei geeigneten Lösungen automatisiert werden. Beispielsweise lässt sich bei Billbee ein zeitgesteuerter Workflow einrichten, der den DATEV-Export erstellt und anschließend an das Steuerbüro übermittelt. Dadurch kann die regelmäßige Übergabe der Buchhaltungsdaten besser in die laufenden Prozesse integriert werden.
Vor der Einrichtung sollte geklärt werden, welche Daten aus Shopify übertragen werden müssen und welche Anforderungen der Steuerberater an den DATEV-Export stellt. Dazu gehören unter anderem Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und gegebenenfalls Zahlungsgebühren. Eine saubere Abstimmung der Datenstruktur ist wichtig, damit die späteren Buchungsvorgänge nachvollziehbar verarbeitet werden können.
Eine professionelle Anbindung kann besonders sinnvoll sein, wenn das Bestellvolumen steigt, mehrere Zahlungsanbieter genutzt werden oder die manuelle Buchhaltung zunehmend Zeit beansprucht. Auch bei komplexeren Abläufen mit Refunds, Rabatten und verschiedenen Verkaufskanälen kann eine abgestimmte Schnittstellenlösung den Datenfluss vereinfachen. Die konkrete technische und buchhalterische Einrichtung sollte dabei an die Anforderungen des Shops und des Steuerberaters angepasst werden.
Haben Sie Fragen oder brauchen ein individuelles Angebot? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Mohamed Ali Oukassi
Gründer & Inhaber von eBakery
Mohamed Ali Oukassi ist Gründer und Inhaber von eBakery und seit 2009 im E-Commerce tätig. Seine Schwerpunkte liegen in den Bereichen E-Commerce, ERP-Systeme, Odoo, JTL, Shopify, Shopware, SEO, künstliche Intelligenz und digitale Geschäftsprozesse.
