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Shopify ERP System
Automatisiere deinen Onlineshop
Mit diesen Shopify ERP Systemen automatisierst du dein Onlinebusiness!
In diesem Beitrag geht es darum, was ein eCommerce ERP System ist, welche Aufgaben es übernimmt, welche Vorteile es bringt und welche 3 ERP Systeme u.a. mit Shopify kompatibel sind.
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Wofür braucht man ein ERP System?
Ein ERP-System, um das es heute speziell für Shopify gehen soll, erkläre ich immer wie folgt: Stellt euch vor, ihr verkauft nicht nur in eurem Onlineshop, sondern auch auf Marktplätzen wie eBay, Amazon oder Etsy. Damit habt ihr pro Plattform unterschiedliche Bestände, müsst Rechnungen für jede Plattform einzeln zusammentragen, die Bestellabwicklung einzeln managen und erhöht am Ende die Gefahr von inkonsistenten Daten, da diese in verschiedene Systemen und Tabellen verstreut sind. Doch was wäre wenn man die Lagerverwaltung, Bestandsführung, Buchhaltung, den Einkauf und Vertrieb aus einem zentralisierten System für alle Verkaufsplattformen übernehmen könnte?
Genau das macht ein eCommerce ERP-System. Wie dieses genau funktioniert, welche Arten es gibt und welches Anbieter es speziell für Shopify gibt, das erfahrt ihr jetzt. Doch warum solltest du überhaupt auf uns hören? – Wir sind eBakery, eine ganzheitliche eCommerce und Onlinemarketing Agentur, als auch Shopify Partner. Wir unterstützen Onlinehändler bereits seit über 15 Jahren und nehmen uns auch gerne deiner Herausforderung an. Solltest du also Hilfe bei der Erstreinrichtung oder der Optimierung deines Shops benötigen, vereinbare gerne direkt einen Termin.
Was ist ein Shopify ERP System?
Wie eben erwähnt ist ein ERP-System eine funktionsübergreifende Software, die alle Geschäftsbereiche des Unternehmens abdeckt und euch als Onlinehändler, damit das Leben erleichtert. Denn alle Zahlen und Ausgaben sind bedeutend. Und damit meine ich nicht nur den Umsatz, sondern auch wie hoch bspw. die internen Prozesskosten sind. Mit einem ERP-System können demnach Prozesse automatisiert werden, wie die automatische Rechnungserstellung. Es sorgt außerdem für eine bessere Übersicht bspw. was die Kundendaten angeht.
Doch auch in Sachen Controlling, also die Analyse von Berichten und Statistiken, bietet ein ERP-System ab einer gewissen Unternehmensgröße unverzichtbare Einblicke. Zusammengefasst bietet also ein ERP-System im E-Commerce eine zentrale Datenbank für alle Informationen und die Automatisierung bzw. Standardisierung von Prozessen, was zu einer Effizienzsteigerung führt.
3 Arten von ERP Systemen
Man unterscheidet hier zwischen 3 Arten: On-Premise-Software, ein Cloud-System und einer Zwei-Tier-ERP Lösung. Wie sich diese ERP Arten von einander unterscheiden, erfahrt ihr jetzt.
On-Premise ERP System
Die klassische Lösung ist ein On-Premise ERP-System. Das heißt die Software, Datenbanken etc. liegen auf dem eigenen Rechenzentrum, also das des Onlinehändlers. Das heißt dann aber auch, dass die Datensicherheit in Verantwortung des eigenen Unternehmens liegt.
Cloud ERP System
Die moderne Lösung ist ein Cloud-ERP. Das heißt, ebenfalls wie es bei Shopify als SaaS-Shopsystem der Fall ist, werden auch beim Cloud ERP die Daten auf den Rechenzentren des Plattformbetreibers gehostet. Der Zugang zu diesen Daten innerhalb des Unternehmens wird dann über das Internet hergestellt, statt Lokal drauf zuzugreifen. Die Vorteile sind demnach der Wegfall des Hostings und der Durchführung der Updates. Es ist außerdem in der Regel günstiger, man benötigt weniger Personal, um es zu betreiben, man kann einfach skalieren und auch Drittanbieter-Software einfacher per API anbinden.
Zwei-Tier ERP System
Das Zwei-Tier-ERP ist vor allem für große Unternehmen interessant, da letztendlich ein Hybrid-System aus Tier 1 und Tier 2 genutzt wird.
Dabei wird von der Organisation selbst das so genannte Legacy-ERP-System – also Tier 1 genutzt, wohingegen kleinere Geschäftseinheiten oft eine Cloud-Lösung nutzen, die dann das Tier 2 darstellt. Sinn und Zweck des Ganzen sind Kostenerparnisse und einfachere Umsetzungsmöglichkeiten bei größeren Unternehmen.
Wer benötigt ein Shopify ERP System?
Doch vermutlich wird sich der ein oder andere jetzt die Frage stellen: Brauche ich denn nun sowas überhaupt und wenn ja, welches?
Hier muss ganz klar gesagt werden, ein ERP-System eignet sich nicht zwingend für jeden Onlinehändler. Verkauft ihr bspw. nur auf einer Plattform und habt ein überschaubares Warensortiment, dann ist es vermutlich die Kosten und Zeit nicht wert. Aber wenn du dich bereits dabei erwischt hast zu denken „meine Buchhaltungsprozesse sind langwierig und kompliziert“ oder wenn du zu viele verschiedene Softwarelösungen für unterschiedliche Prozesse nutzt, dann solltest du dich wirklich mal zu diesem Thema beraten lassen. Hier haben wir mal 7 Gründe aufgeführt, wann ein ERP-System Sinn machen kann.
Vor - und Nachteile eines Shopify ERP Systems
Da wir nun wissen, was ein ERP System ist und welche Arten es gibt, widmen wir uns nun der Frage: Was bringt mir so ein System?
Welche Vorteile für interne Prozesse, aber letztendlich auch für den Kunden selbst, ein eCommerce Enterprise Resource Planning Tool bringt, das erfährst du im Folgenden.
Die Vorteile (Interne Prozesse)
Ein Vorteil ist die Zentralisierung von Daten. Damit wird ein zentraler Knotenpunkt für das ganze Unternehmen geschaffen, auf den jeder befugte Mitarbeiter mit seinem Account zugreifen kann. Mehr Arbeit würde es also bedeuten, wenn jedes Team innerhalb des Unternehmens ihre eigenen Datensätze und Datenbanken hätte. Da hier akribisch darauf geachtet werden muss, dass es nicht zu Daten-Doppelungen kommt.
Ein weiterer Vorteil ist der automatisierte Datenaustausch, zwischen der ERP-Software und seinen angebundenen Plattformen. Man kann also bspw. ein Intervall bestimmen, wie oft am Tag das ERP Programm eigenständig einen Datenabgleich durchführt. Damit hat man immer Zugriff auf die Echtzeit-Daten wie bspw. die Warenbestände und kann Einkäufe viel einfacher und effizienter Planen oder sogar automatisiert durchführen, wenn ein bestimmter Bestands-Schwellenwert unterschritten wird.
Die Vorteile (für Kunden)
Neben der Optimierung der internen Prozesse, hat am Ende aber auch der Kunde etwas davon. Mit einer ERP Integration lassen sich nämlich nicht nur Kundendaten zentralisieren und in Echtzeit abgleichen. Sie lassen sich zusätzlich auch segmentieren und somit gezielt für individuelle Marketing-Methoden nutzen. Das bedeutet, basierend auf dem Kaufverhalten, den Präferenzen und der geografischen Lage eines Kunden, lassen sich personalisierte E-Mails oder Angebote realisieren. Gleichzeitig erhaltet ihr als Onlinehändler aber auch Einblicke in das allgemeine Kaufverhalten eurer Kunden und könnt somit gezielter erfolgsversprechendere Werbemaßnahmen, wie Google Shopping Ads aufbauen. Auch in Sachen Kommunikation kann ein eCommerce ERP sinnvoll genutzt werden, etwa durch Automatisierte Lieferbenachrichtigungen und Lieferzeitprognosen.
Ihr seht also, dass am Ende beide Seiten – also sowohl ihr als Onlinehändler, als auch am Ende der Kunde davon profitiert.
Die Herausforderungen
Doch widmen wir uns nun mal den Herausforderungen.
Ein ERP-System, seine Integration ins Unternehmen und die Wartung kann teils kostspielig sein. Deshalb empfehlen wir diesen Schritt auch nicht für jeden. Andererseits muss man die Kosten dann aber in Relation zum Nutzen sehen. Des Weiteren sollte unbedingt für eine ausreichende Datensicherheit und sichere Verbindungen gesorgt werden. Immerhin befinden sich in dem System all eure wichtigen Geschäftsinformationen. Diese müssen um jeden Preis geschützt werden. Und natürlich kommt ihr auch nicht drum rum eure Mitarbeiter ausreichend zu schulen, um richtig mit dem System umgehen zu können und für eine hohe Datenqualität zu sorgen. Den Mitarbeitern muss also klargemacht werden, warum sich ihre Abläufe ändern, dass sie motiviert bleiben, das System zu nutzen.
Shopify ERP Anbieter - JTL-Wawi vs. Xentral vs. VARIO
Doch welche Anbieter gibt es nun konkret für Shopify?
Hier möchten wir euch einmal 3 Anbieter für ein Shopify ERP-System vorstellen.
Gegenüberstellung
In dieser Tabelle haben wir einmal alle drei Systeme gegenüber gestellt. So ist JTL-Wawi mit der kostenlosen Basisversion vor allem für kleine und mittlere Unternehmen gedacht, die noch in den Anfängen stecken. Xentral ist als einziges rein cloudbasiertes System für schnell wachsende, komplexe Unternehmen gedacht. VARIO reiht sich im Vergleich ein wenig in der Mitte ein und ist vorwiegend für mittelständische Unternehmen gedacht, wobei ihr Schwerpunkt gerade bei komplexeren Logistiken liegt.
Gemeinsamkeiten
Gemeinsamkeiten aller 3 System sind also der starke Fokus auf den eCommerce und die Kompatibilität mit Shopify. Zusätzlich bieten alle auch Schnittstellen zu gängigen Online-Marktplätzen an. Alle 3 unterstützen euch also dabei eure Geschäftsprozesse wie Lagerverwaltung, Bestellabwicklung und Buchhaltung zu automatisieren.
Unterschiede
Die Unterschiede liegen im Kostenmodell, zu dem wir gleich noch kommen werden, in der Technologie – also ob rein cloudbasiert oder auch lokal nutzbar und in der Auslegung und Zielgruppe. So eignet sich VARIO primär für Unternehmen mit komplexen Handelsprozessen, JTL-Wawi für Einsteiger und kleinere Unternehmen und Xentral für Unternehmen mit Bedarf an cloudbasierten und skalierbaren Lösungen.
Zusammenfassung
Doch die Welt ist nicht immer schwarz und weiß. So kann es im Einzelfall auch sein, dass die eine ERP-Software eine spezielle Marktplatz Anbindung besitzt, die ihr unbedingt benötigt. Oder dass bei Xentral eine bestimmte Funktion vorhanden ist, die für euren Case essentiell ist, obwohl ihr aber eigentlich eCommerce Starter seid. Am Ende kommt ihr also nicht drum rum, euch beraten zu lassen, welche Lösung für euren Case die geeignetste wäre, was in Anbetracht der Komplexität dieses Vorgangs – also der Integration eines ERP-Systems in euer bestehenden System – nur zu raten wäre. Wir von eBakery unterstützen euch dabei sehr gerne. Vereinbart am Ende des Blogs einfach per Kontaktformular einen Termin mit uns.
Shopify ERP System Kosten
Da wir nun wissen für wen welches der 3 eCommerce ERP Systeme eher geeignet ist, wollen wir nun mal einen genaueren Blick auf die Preispläne von JTL-Wawi, Xentral und VARIO schauen. Zwei Systeme lassen sich übrigens vollkommen kostenlos nutzen. Was jedoch der einschränkende Faktor ist, erfahrt ihr gleich.
JTL-Wawi Preispläne
Fangen wir mit JTL-Wawi an. JTL hat mittlerweile auch ein 3 bzw. 4-Plan Abo-System integriert. Im kostenlosen JTL-Plan könnt ihr die Warenwirtschaft JTL-Wawi in ihrer Basisversion nutzen und gern auch ausprobieren. Mit dem Advanced Plan werden euch dann erweiternde Funktionen wie der direkte Zahlungsausgleich zu Bankkonten, als auch die Integration von beliebten Zahlungsanbietern ermöglicht. Automatisierte Workflows und ein Rule Builder, aber auch das GREYHOUND CRM sind dann ab dem JTL Pro Plan vorhanden. Gestaffelt sind die Preise dann von 99€ bis 299€. Als Shopify Händler kommen dann noch die Auftragspakete hinzu, die ihr hier sehen könnt.
Xentral Preispläne
Xentral kann ebenfalls erst einmal kostenlos getestet werden und startet dann ab 239€ im Starter Plan, in dem einfache Workflows, 500 Aufträge pro Monat und der Zugang zur Xentral Academy enthalten sind. In jedem Plan ist außerdem der Standart Support enthalten. 1500 Aufträge, sowie Automatisierungen, Pick & Pack, das Retourenportal und vieles Weitere sind dann ab 579€ im beliebten Business Plan enthalten. Solltet ihr jedoch auf die hier zu sehenden Features Wert legen, dann werden diese mit dem 799€ Pro Plan abgedeckt.
VARIO Preispläne
VARIO kann ebenfalls in der Basisversion und mit einer Limitierung von 1.000 Belegen pro Jahr kostenlos genutzt werden.
Eine unbegrenzte Beleganzahl bietet die VARIO Mietversion, sowie die hier zu sehenden Zusatzfunktionen. Das besondere ist, dass VARIO für 990€ auch gekauft werden kann, womit man sich das Abo-Modell spart. Zusätzlich können noch Kosten für Zusatzmodule anfallen, die allerdings preislich variieren.
Shopify ERP System - Zusammenfassung
Zusammenfassend kann man also sagen, dass ein ERP-System ob nun für Shopify oder andere Shopsysteme die Grundlage für ein erfolgreiches E-Commerce-Business sein kann. Braucht jeder ein ERP-System? Nein! Doch wenn du dich und dein Unternehmen in unserem Abschnitt „Wer benötigt ein ERP-System“ wiedererkannt hast, dann solltest du entweder dich zu möglichen Optionen beraten lassen oder eines der vorgestellten drei ERP-Systeme testen, um zu schauen, ob es den Arbeitsalltag und die Performance deines Online-Business optimiert. Sollte es noch Fragen dazu geben, hinterlasst uns diese gerne in den Kommentaren. Ansonsten könnt ihr unter dem FAQ-Bereich sehr gerne euer Anliegen schildern. Ein Mitarbeiter wird sich dann zeitnah melden.
Ein ERP System hilft Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zentral zu verwalten, zu analysieren und zu optimieren. Demnach vereint die Software mehrere Bereiche innerhalb des Unternehmens, wie Einkauf, Vertrieb, Lagerverwaltung, Buchhaltung, Personalwesen, Kundenverwaltung und Ähnliche. Die zentrale Datenverwaltung macht es möglich in Echtzeit eine einheitliche Sicht auf alle Unternehmsdaten zu erhalten und diese zielgerichtet zu verbessern.
Die drei Hauptarten von ERP-System sind das On-Premise, Cloud-basierte und das Hybrid-ERP System.Ein Hauptunterschied ist die Lagerung der Daten. So liegen diese bei On-Premise ERP System auf den Servern des Unternehmens selbst. Damit gehen jedoch auch einige Pflichten einher. Bspw. die eigenständige Durchführung von Updates, die Wartung, die Gewährleistung von Cyber Security etc.
Diese Prozesse spart man sich mit einem Cloud ERP System. Hier liegen die Daten auf den Servern der Plattform.
Hybrid ERP Systeme oder auch Tier-2 ERPs genannt, kombinieren beide Ansätze, sodass Onlinehändler mit einer komplexen Firmenstruktur, sowohl lokale, als auch cloudbasierte Funktionen nutzen können.
Die Verknüpfung automatisiert Prozesse und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Daten-Doppelungen. Das wird vor allem relevant, wenn man auf mehreren Verkaufsplattformen verkauft, wie Amazon, eBay oder Etsy – zusätzlich zum Shopify Onlineshop.
Das ERP System gleicht also automatisiert die Daten, wie Bestände, Kundendaten, Bestellungen ab und stellt sie zentralisiert in einer Software dar. Somit erhältst du immer die aktuellen Echtzeit-Daten, was für eine effizientere Betriebsführung sorgt.
Ein ERP System wird notwendig, wenn Automatisierung und Integration entscheidend werden, um effizient zu wachsen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Dank Cloud-Lösungen können mittlerweile auch kleinere und mittelständische Unternehmen davon profitieren.
Haben Sie Fragen oder brauchen ein individuelles Angebot? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
