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Shopify mit Billbee nutzen
Rechnungen automatisieren
Wie Du Shopify mit Billbee nutzen kannst, also wie du beide Systeme miteinander verbindest, wie du Regeln erstellst, um deine Rechnungsstellung zu automatisieren und was Billbee noch alles kann, das erfährst Du in folgendem Tutorial.
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Was ist Billbee?
Billbee selbst bezeichnet sich als Multichannel Software mit drei Schwerpunktbereichen – Auftragsabwicklung, Artikelverwaltung und Automatisierung. Dabei wird deutlich, dass Billbee sehr breit kompatibel ist. Ob Shopystreme oder Marktplätze, Billbee ist mit allen hier zu sehenden nutzbar. Darunter auch Shopify.
Doch als was würde man Billbee nun bezeichnen?
Das hängt davon ab wie und vor allem was man von der Software nutzt. So kann Billbee durchaus als einfache Warenwirtschaft genutzt werden, kann aber auch als automatisiertes Auftragsabwicklungs- und Buchhaltungstool verwendet werden.
Doch machen wir das Ganze mal konkret. Wie kann Billbee für Shopify genutzt werden?
Shopify mit Billbee nutzen - Praxisbeispiele
Fall Nummer 1: Ihr seid Multichannel Händler und verkauft auf Amazon und in eurem Shopify Shop. Das bedeutet Ihr habt separate Bestelldaten, separate Kundendaten und separate Bestandsdaten. Um den Verwaltungsaufwand zu minimieren, nutzen größere Händler deshalb gerne Warenwirtschaftssysteme. Um diese ganzen Daten in einem System auf einen Blick zu sehen. Genau das macht Billbee. Das heißt der Lagerbestand wird innerhalb von Billbee angepasst. Habt Ihr 20 T-Shirts. Verkauft 3 auf Amazon und 5 im Shop. Wird in Billbee ein Bestand von 12 angezeigt werden.
Praxisbeispiel 2 und 3
Fall Nummer 2: Ein Kunde bestellt in eurem Shop. Nun müsste eine Rechnung erstellt werden, ein Lieferschein erstellt werden usw. Das macht Billbee alles automatisch. Fall Nummer 3: Du hast bereits einen Shopify Shop, aber willst jetzt Multichannel Händler werden, also auch auf Marktplätzen verkaufen. Dann kannst du Billbee dafür nutzen, um deine Artikel aus Shopify zu exportieren und sie im Anschluss auf dem Marktplatz zu importieren. Das spart dir viel Zeit und am Ende Geld.
Shopify mit Billbee nutzen - So verbindest du beide Systeme
Das sind nur 3 Fälle, wie Billbee euch als Onlinehändler unterstützen kann. Aber wie kann man nun Shopify an Billbee anbinden?
Dazu musst du in Billbee in die Kanaleinstellungen gehen. Und einen neuen Kanal anlegen. Du musst dich nun dafür entscheiden einen vorhandenen oder neuen Shopify Account zu verknüpfen.
Im Anschluss wirst du in den Shopify App Store weitergeleitet. Lade hier die App herunter und installiere sie. Wenn alles erfolgreich verlaufen ist, dann sollte dir in Billbee in den Kanaleinstellungen des eben angelegten Kanals der Shopify Access Token Code angezeigt werden. Damit weißt du dass beides erfolgreich miteinander verbunden wurde.
Shopify mit Billbee nutzen - Rechnungen automatisch erstellen lassen
Möchtest Du nun bspw. Rechnungen automatisiert erstellen und versenden lassen, machst du folgendes. Zuerst musst du gewährleisten, dass Billbee E-Mails versenden kann. Dazu benötigst du bspw. eine Gmail Adresse, die du in den Einstellungen unter E-Mail Versand hinterlegen kannst. Dafür legst du einen SMTP-Server an. Für Gmail verwendest du folgende Daten als Serverbezeichnung und Port. Darunter kommen dann deine Gmail Login Daten rein. Hakt im Anschluss Start TLS und Standard an. Am Ende abspeichern. Nun können potenziell Mails verschickt werden. Um automatisch eine Rechnung anlegen zu lassen, braucht es eine Regel. Diese hinterlegen wir im Bereich „Automatisierung“. Legt mit dem Plus eine neue Regel an. Der Name ist zweitrangig, wichtig ist aber, dass diese aktiv geschaltet wird. Als Auslöser setzen wir dann „Bestellung importieren“. Als Bedingung verwenden wir eine „Oder-Verknüpfung“ und zwar „Bestellstatus einschränken“. Und dadrunter auf „Bezahlt“. Anschließend fügen wir eine zweite „Oder-Verknüpfung“ hinzu und als Parameter „Bestellung hat ein Zahldatum“. Als Aktion wählen wir dadrunter „Auftragsdokument erzeugen“ aus und zwar eine „Rechnung“.
So versendest du autoamtisch Rechnungen
Damit würde eine Rechnung erstellt werden. Wir wollen sie aber auch an den Kunden verschicken. Dafür legen wir eine neue Regel an. Der Auslöser ist in dem Fall „Auftragsdokument an Kunden senden“ -> Rechnung als Dokumententyp und als Rechnungsart „Nur Rechnung“. Als Bedingung haben wir erneute eine Oder-Verknüpfung, auch hier wieder „Bestellstatus einschränken“ und „Bezahlt“. Und auch die zweite Oder-Verknüpfung ist in dem Fall „Bestellung hat Zahldatum“. Was sich ändert ist die Aktion. Hier wählen wir „Nachricht an Käufer senden aus“. Und zwar „Rechnung per E-Mail senden“. Am Ende muss der eben von uns angelegte SMTP-Server ausgewählt werden. Damit würde mit Regel 1 die Rechnung automatisch erstellt werden und mit Regel 2 automatisch versendet werden.
Shopify mit Billbee nutzen - Die Kosten
Doch was kostet uns das nun als Onlinehändler?
Die erste gute Nachricht. Ihr könnt Billbee erstmal 30 Tage kostenlos testen. Danach wird ein faires Bezahlmodell angewendet. Verkaufst du nichts, bezahlst du auch nichts. Verkaufst du nur wenig, hast du relativ hohe Pro Auftrag Kosten. Verkaufst du viel sinkt der Pro Auftrag Betrag auf 0,04€ pro Auftrag.
Shopify Agentur
Ansonsten hoffen wir euch mit dem Beitrag einen guten Einblick gegeben zu haben, was Billbee ist, wie Ihr es potenziell nutzen könnt und wie einfach Regeln für Automatisierungen integriert werden können. Auch bei Fragen könnt ihr euch an uns in den Kommentaren wenden. Um alle Shopify Belange kümmern sich unsere Experten. Schau dafür auf unserer Shopify Partner Seite vorbei oder vereinbare direkt hier einen Termin.
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