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Zoom Tutorial
Wie man Zoom nutzt Schritt für Schritt erklärt für Unternehmen
Zoom Tutorial für Unternehmen. Zoom ist ein Videokonferenz-Service, der dazu genutzt werden kann, virtuell Meetings und Kurse zu halten – entweder nur per Video, nur per Audio oder beides gleichzeitig. Wir erklären und demonstrieren, wie auch du diese Software für dein Unternehmen nutzen kannst.
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Zoom Tutorial - Wie du Videokonferenzen in deinem Unternehmen integrierst
Die Digitalisierung schreitet mittlerweile auch in Deutschland mehr und mehr voran, was wir der vorherrschenden, pandemischen Lage zu verdanken oder verschulden haben. Doch wir wollen in diesem Blogartikel keine Grundsatzdiskussion führen, sondern unseren Teil dazu beitragen, für Klarheit zu sorgen, wie Unternehmen den Home Office Alltag meistern.Eine bekannte Lösung dafür ist die Videokonferenz-Software Zoom.Um diese nutzen zu können musst du dich erst einmal registrieren.
Registrierung und Anmeldung
Dafür gehst du auf die zoom.us Website und hast die Möglichkeiten dich komplett neu und kostenlos zu registrieren oder aber dich bspw. über dein Google- oder Facebook-Konto anzumelden. Für die Registrierung müsst ihr eure Kontaktdaten eintragen und eine E-Mail und Password zum weiteren Login angeben.
Wir haben uns an der Stelle mal mit unserem Google Konto eingeloggt. Du siehst hier nun im Anschluss in der App das Verwaltungsinterface. Deine anstehenden, aber auch vorherigen Meetings, deine privaten Räume und Meetingvorlagen.
Dein privater Raum weist eine Meeting-ID auf, sowie ein Kennwort und eine URL die du dann anderen Teilnehmern zukommen lasen kannst. Darüberhinaus können Meetings über den Google-, Outlook- oder Yahoo-Kalender verwaltet werden.
Wenn du Veränderungen vornehmen willst, gehe auf Bearbeiten.
Zoom Tutorial - Die Tarife und Preismodelle
Ansonsten kannst du hier deine Einladung kopieren und deinen Kollegen bspw. zukommen lassen. Wo wir auch schon beim Thema Teilnahme mehrerer Personen wären. Zoom ist in einem gewissen Rahmen kostenlos nutzbar. Es können bis zu 100 Teilnehmer gehostet werden, pro Meeting 40 Minuten veranschlagt werden bzw. bei lediglich 2 Teilnehmern unbegrenzt kommuniziert werden.
Sollte dein Unternehmen die 100 Kopf Marke überschreiten, dann kannst du auch von den weiteren Tarifen profitieren und somit bspw. zeitlich unbegrenzt Meetings abhalten. Neben den klassischen Abos gibt es auch noch Add-Ons mit denen du bspw. ein Basic Tarif wählen kannst, jedoch für weniger Geld als der PRO Tarif kosten würde, in den Social Medias über Zoom streamen könntest.
Somit kannst du dir mittels Baukasten deinen eigenen perfekten Tarif zusammenstellen.
Ein Meeting erstellen oder planen
Da wir uns nun registriert haben, steht jetzt der Download des Clients an. Dafür scrollen wir runter zum Footer und laden uns den Client herunter. Nachdem dieser nun geöffnet wurde, können wir entweder aus der App heraus ein neues Meeting anlegen oder aber aus unserem Browser. Wir geben der App mal eine Chance. Wir können entweder für die Zukunft ein Meeting planen mit Schedule oder aber direkt in ein neues Meeting reingehen und in diesem neue Leute einladen. Was wir jetzt einmal tun werden. Hier befinden wir uns also nun mitten in einem Zoom Meeting. Wenn wir die Kamera freigegeben hätten würden wir uns selbst auch direkt in der Mitte im Großformat sehen können. Würden wir lediglich eine Audio Unterhaltung führen wollen, können wir auf Stop Video klicken und würden lediglich unser Profilbild sehen. Wenn wir beides ausschalten wollen, können wir dazu auch noch das Mikro muten. Als Host dieses Meetings kannst du nun natürlich auch bestimmen was die weiteren Teilnehmer dürfen und auch nicht dürfen.Das kannst im Security Tab regeln. So kannst du bspw. den Chat deaktivieren, das Einschalten der Kamera verbieten oder aber auch das Unmuten unterbinden, sodass jeder erst einmal stumm geschaltet ist und nur bei Freigabe reden darf.
Zoom Tutorial - Die Funktionen innerhalb der Videokonferenz
Ein Monolog zu führen ist natürlich Schwachsinn, deshalb könnt ihr dort weitere Teilnehmer einladen, indem ihr bspw. den Veranstaltungs-Link per Mail versendet. Nutzt du lieber WhatsApp, könntest du bspw. auch unten links den Link kopieren und anschließend per WhatsApp versenden. Des Weiteren könntest du hier auch die jeweiligen Teilnehmer, wenn sie deiner Einladung gefolgt sind einsehen und dann auch entmuten, um ihnen das Wort zu erteilen. Im Chat Fenster können Nachrichten ausgetauscht werden, die entweder an alle gerichtet sind oder nur an bestimmte Personen. Das kann dann nützlich werden, wenn neben euren Mitarbeitern eure Verhandlungspartner mit im Meeting sind und ihr strategische Gedanken nur an die Mitarbeiter mitteilen wollt.
Das Ganze kann dann nicht nur als Textnachricht erfolgen, sondern bspw. auch als Bild. Diese Mediendateien können dann in diesem Fenster hinzugefügt werden. Willst du das Meeting aufzeichnen, um es für Mitarbeiter die krank sind, zur Verfügung zu stellen, dann kannst du das mit dem Record Button tun. Als nettes Gimmick kannst du dann auch Reaktionen verschicken die deine Zustimmung, Verwunderung oder Begeisterung ausdrücken. Was allerdings hierbei eine wichtige Funktion und nicht nur ein nettes Gimmick ist, ist die “Raise Hand” Funktion, die zu Vergleichen ist mit dem Hand heben in der Schule.
Bildschirm teilen im Zoom Meeting
Bei 50 Teilnehmern würde eine immense Geräuschkulisse Zustande kommen, deshalb wäre es klug alle zu muten und ihnen dann zum passenden Zeitpunkt das Wort zu erteilen. Zuguter Letzt kannst du nicht nur dein Kamerabild sharen, sondern auch deinen Bildschirm. Dazu klickst du auf “Share Screen”, wählst einen deiner Bildschirme aus, oder kannst sogar dein Handy via AirPlay oder Cable sharen, um deinen Mitarbeitern bestimmte Apps zu erklären. Zu Guter letzt kann auch während des Meetings etwas aufgezeichnet werden mit der WhiteBoard Funktion. Was dann im Nachhinein als PDF gespeichert werden kann.Rundum also alles was man für ein gelungenes Meeting benötigt.
Fazit zur Videokonferenz-Software Zoom
Eine simple Lösung um den Arbeitsalltag im Home Office zu vereinfachen, da man mit Zoom alles mitbekommt, was man zur Abstimmung mit den Kollegen oder Mitarbeitern benötigt.
Haben Sie Fragen oder brauchen ein individuelles Angebot? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
